Bordro Hizmetleri

Bordro hizmeti kimlere gerekir?

İş sözleşmesiyle en az bir çalışan istihdam eden her işveren, ödediği ücreti bordroyla belgelemek ve kesintileri ilgili kurumlara bildirmek zorundadır. Bordro, çalışanın kazancını, yapılan kesintileri ve eline geçen net tutarı gösteren kayıttır; işveren için de hem vergi hem sosyal güvenlik açısından ispat aracıdır. 4857 sayılı İş Kanunu ücretin ödenmesini ve çalışana ücret hesap pusulası verilmesini düzenler. Vergi ve prim kesintileri ise 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu ve 5510 sayılı Kanun çerçevesinde hesaplanır. Çalışan sayısı az olan işletmelerde de bordro her ay aynı özenle hazırlanmalıdır; tek bir çalışan için yapılan hata birkaç ay fark edilmezse geriye dönük düzeltme gerektirir.

Bordro kapsamında yapılan işler

• Çalışan bilgilerinin, ücret türünün (aylık, günlük, saatlik) ve ücret tutarının sisteme tanımlanması
• Aylık puantajın işlenmesi: çalışılan günler, raporlu ve ücretsiz izinli günler, fazla çalışma saatleri
• Brüt ücretten sigorta primi ve işsizlik sigortası işçi payları ile gelir vergisi ve damga vergisi kesintilerinin hesaplanması
• Asgari ücrete ilişkin vergi istisnasının ve varsa diğer istisnaların uygulanması
• Prim, ikramiye, yol ve yemek yardımı gibi ek ödemelerin vergi ve prim karşısındaki durumunun belirlenmesi
• Toplam işveren maliyetinin raporlanması
• İşten ayrılışta kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve kullanılmayan izin ücretinin hesaplanması

Aylık bordro döngüsü

1. Ay sonunda işletme puantajı ve ek ödeme bilgilerini iletir.
2. Bordro hesaplanır; yıl içindeki kümülatif gelir vergisi matrahı dikkate alınarak her çalışanın vergi dilimi kontrol edilir.
3. Taslak bordro işletmeyle paylaşılır ve net ödeme tutarları onaylanır.
4. Ücretler, mevzuatın öngördüğü durumlarda banka aracılığıyla ödenir; çalışanlara ücret hesap pusulası verilir.
5. Bordro bilgileri muhtasar ve prim hizmet beyannamesine aktarılır ve süresi içinde gönderilir.
6. Tahakkuk eden vergi ve primlerin ödenmesi takip edilir.

Bordroya yansıyan özel durumlar

Her ay aynı ücreti alan ve tam çalışan bir personelin bordrosu basittir. Asıl dikkat isteyen, ayın olağan akışını bozan durumlardır:

• Ay içinde işe giriş veya çıkış: ücret ve prim gün sayısı çalışılan günlere göre kıst olarak hesaplanır.
• İstirahat raporu: raporlu günlerde SGK'nın ödediği geçici iş göremezlik ödeneği ile işverenin ayrıca ücret ödeyip ödemeyeceği, iş sözleşmesine ve varsa toplu iş sözleşmesine göre değerlendirilir.
• Yıllık izin: izin günleri için ücret çalışılmış gibi ödenir; işten ayrılışta kullanılmayan izinlerin ücreti ayrıca hesaplanır.
• Emekli çalışanlar: emeklilik aylığı alırken çalışmaya devam edenlerde sosyal güvenlik destek primi uygulanır ve kesinti yapısı farklıdır.
• Engellilik indirimi: engelli çalışanların gelir vergisi matrahına engellilik derecesine göre indirim uygulanır; bunun için sağlık kurulu raporuyla vergi idaresine başvurulmuş olması gerekir.
• Yabancı uyruklu çalışanlar: çalışma izni alınmadan bordro düzenlenmemeli ve sigorta girişi yapılmamalıdır.

İşletmeden istenen bilgiler

• Yeni çalışanlar için iş sözleşmesi, kimlik bilgisi ve işe başlama tarihi
• Aylık devam çizelgesi, rapor ve izin belgeleri
• Fazla çalışma onayları ve saat kayıtları
• Prim, ikramiye, avans ve icra kesintisi bilgileri
• Ayrılan çalışanlar için ayrılış tarihi ve fesih nedeni
• Emekli, engelli veya yabancı uyruklu çalışanlara ilişkin belgeler

Bordroda sık yapılan hatalar

En yaygın ve en pahalı hata, çalışanın gerçek ücretinin bir kısmının bordro dışında ödenmesidir. Bu uygulama prim ve vergi farkı ile cezalar doğurur, çalışanın kıdem tazminatı ve emeklilik hesabını olumsuz etkiler, ileride açılabilecek işçi alacağı davalarında işvereni zor durumda bırakır. İkinci sık hata, puantajın ay sonunda tahminle doldurulmasıdır; eksik gün nedenlerinin belgelenmemesi SGK denetiminde sorun çıkarır. Bordro ve dayanak belgeleri hem vergi hem iş hukuku açısından ispat değeri taşır; puantajlar, fazla çalışma onayları ve izin formları en az bordro kadar düzenli saklanmalıdır.

Ücret dışı ödemelerin her durumda istisna olduğu da varsayılmamalıdır. Yemek, yol ve giyim yardımı gibi ödemelerde istisnanın şartları ve sınırları ayrı ayrı değerlendirilir. Kesinti oranları ve asgari ücret tutarları dönemsel olarak değiştiğinden hesaplarda işçilik maliyetleri sayfasındaki güncel bilgiler esas alınmalıdır. Sigortalı giriş, çıkış ve işyeri bildirimleri SGK işlemleri sayfasında, konuya giriş niteliğindeki bilgiler SGK ve bordro rehberinde bulunur.