E-Dönüşüm Rehberi

E-dönüşüm nedir?

E-dönüşüm, fatura, defter, irsaliye ve makbuz gibi vergi mevzuatında yer alan belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanmasıdır. Elektronik belge, kâğıt belgeyle aynı hukuki niteliğe sahiptir; farkı, belgenin standart bir formatta oluşturulması ve kayıtlarının Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemleriyle uyumlu olmasıdır. Uygulamaların genel çerçevesi 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na dayanılarak çıkarılan genel tebliğlerle, özellikle 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlenir.

Başlıca e-belge türleri

e-Fatura

e-Fatura, yalnızca sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenebilen elektronik faturadır. Alıcı da e-Fatura kullanıcısıysa fatura onun posta kutusuna gönderilir. Temel ve ticari olmak üzere iki senaryo vardır; ticari senaryoda alıcı faturayı kabul veya reddedebilir.

e-Arşiv Fatura

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin nihai tüketicilere veya kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. Alıcıya elektronik ortamda ya da kâğıt çıktı olarak iletilebilir.

e-Defter

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda tutulmasıdır. Defterler belirli bir standartta oluşturulur, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır ve sistemden alınan berat ile kayıt altına alınır. Ayrıntılar e-Defter sayfasındadır.

e-İrsaliye

Malın sevkiyatı sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Kapsama giren işletmeler kâğıt irsaliye yerine e-İrsaliye düzenler.

Diğer e-belgeler

Serbest meslek erbabının düzenlediği e-Serbest Meslek Makbuzu, tarım ürünü alımlarında kullanılan e-Müstahsil Makbuzu, yeme-içme sektöründe e-Adisyon, ulaşım ve etkinliklerde e-Bilet gibi belgeler de sistemin parçasıdır. Hangisinin uygulanacağı faaliyet alanına bağlıdır.

Kimler e-belgeye geçmek zorundadır?

Zorunluluk genellikle iki ölçüte bağlıdır: belirli bir yılın brüt satış hasılatının tebliğde belirlenen haddi aşması veya belirli bir sektörde faaliyet gösterilmesi. Örneğin bazı sektörlerdeki işletmeler, hasılatlarından bağımsız olarak e-Fatura kapsamına alınmıştır. Yeni kurulan şirketler için de kuruluş anından itibaren zorunluluk getiren düzenlemeler bulunabilir. Hadler değiştiği için işletmenin kapsama girip girmediği her yıl GİB'in güncel tebliğ ve duyurularına göre değerlendirilmelidir. Kapsamda olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme geçebilir.

Geçiş nasıl yapılır?

Geçiş, kullanılacak yöntemin seçilmesiyle başlar. Üç temel yöntem vardır:

Yöntem seçildikten sonra genel adımlar şunlardır:

1. Şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için nitelikli elektronik sertifika temin edilir.
2. Seçilen yönteme göre başvuru yapılır ve kullanıcı hesabı aktifleştirilir.
3. Fatura şablonları, seri numaraları ve muhasebe programı bağlantısı ayarlanır.
4. Müşteri ve tedarikçi listesi güncellenir; hangi alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu kontrol edilir.
5. Kâğıt belge kullanımına son verilir, kalan matbu belgeler için iptal ve bildirim işlemleri yapılır.

Mali mühür ile elektronik imza arasındaki fark

Mali mühür, tüzel kişiler adına e-belge düzenlemek ve e-Defter beratı almak için kullanılan elektronik sertifikadır; TÜBİTAK tarafından üretilir ve kurum adına çıkarılır. Nitelikli elektronik imza ise gerçek kişiye aittir. Şahıs işletmeleri e-belgelerini işletme sahibinin elektronik imzasıyla imzalayabilir. Sertifikaların geçerlilik süresi sınırlı olduğu için bitiş tarihinin önceden takip edilmesi, belge düzenleyememe riskini ortadan kaldırır.

e-Defter dönemlerinde neler yapılır?

e-Defter tutan işletmede aylık kayıtlar tamamlandıktan sonra yevmiye defteri ve büyük defter dosyaları oluşturulur. Dosyalar mali mühür veya e-imza ile imzalanır, ardından GİB sistemine yüklenerek berat alınır. Berat yükleme süreleri tebliğle belirlenir ve mükellefin durumuna göre farklılaşabilir. Berat alındıktan sonra o döneme ait kayıtlarda değişiklik yapmak kolay değildir; bu nedenle mutabakatların berat öncesinde tamamlanması önemlidir.

Geçişten sonraki ilk ayda dikkat edilecekler

İlk ay genellikle en çok hatanın yapıldığı dönemdir. Seri ve sıra numaralarının doğru başlatıldığı, faturalarda vergi kimlik numarası, adres ve KDV oranı alanlarının eksiksiz dolduğu kontrol edilmelidir. Gelen kutusundaki ticari faturalar düzenli izlenmeli, kabul veya ret kararı süresi içinde verilmelidir. Muhasebe programına aktarılmayan faturalar ay sonunda KDV beyannamesinde eksik indirim sorununa yol açabilir.

Geçiş kontrol listesi

• Kapsama giriş tarihi ve zorunlu geçiş tarihi belirlendi mi?
• Mali mühür veya e-imza süresi geçerli mi?
• Muhasebe programı e-belgeleri otomatik alıp kaydedebiliyor mu?
• e-Defter berat yükleme sorumlusu belli mi?
• Gelen ticari faturalar için kabul ve ret süreci kimde?
• Elektronik belgelerin saklanması için yedekleme planı var mı?

Sık karşılaşılan durumlar

Yanlış düzenlenen e-Fatura iptal edilebilir mi?

Temel senaryoda düzenlenen e-Fatura sistem üzerinden geri alınamaz; düzeltme için alıcı tarafından iade faturası düzenlenmesi veya mevzuatın tanıdığı itiraz yollarının kullanılması gerekir. Ticari senaryoda alıcı süresi içinde faturayı reddedebilir. Hangi yolun uygulanacağı olayın niteliğine göre değişir.

Elektronik belgeler ne kadar süre saklanır?

Elektronik belgeler de kâğıt belgeler gibi Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen süreler boyunca saklanır. Saklama yükümlülüğü özel entegratör kullanılsa bile mükellefe aittir.

e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv düzenlenebilir mi?

Kural olarak hayır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak düzenlenmelidir. Bu nedenle fatura kesmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı kontrol edilir.

Süreçlerin uygulamada nasıl yürüdüğü için e-dönüşüm ve e-Fatura ve e-Arşiv sayfalarına bakılabilir.