e-Defter Uygulaması

e-Defter nedir, kimler için zorunludur?

e-Defter, bilanço esasına göre tutulan yevmiye defteri ve büyük defterin kâğıt yerine elektronik ortamda, GİB'in belirlediği format ve güvenlik şartlarıyla tutulmasıdır. Kural olarak e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır; bunun dışında belirli faaliyetlerde bulunanlar ve isteğe bağlı başvuranlar da sistemi kullanır. İşletme hesabı esasına göre defter tutan gerçek kişilerin önemli bir kısmı ise Defter Beyan Sistemi'ni kullanır; bu sistem e-Defterden farklıdır ve şartları ayrıca değerlendirilmelidir. Yıl ortasında e-Defter kapsamına giren mükelleflerde, aynı yılın önceki aylarına ait kâğıt defterlerden e-Deftere devredilen bakiyelerin doğru aktarılması gerekir.

e-Defter kapsamında yürütülen işler

• Geçiş zorunluluğunun ve başlama tarihinin tespiti
• Yöntemin seçimi: GİB e-Defter uygulaması, uygunluk onayı almış bir yazılım ya da saklama hizmeti de veren bir entegratör
• Muhasebe kayıtlarının e-Defter formatına uygun yapılması ve yevmiye madde numaralarının sürekliliği
• Aylık defter dosyalarının oluşturulması, mali mühür veya e-imza ile imzalanması
• Berat dosyalarının GİB sistemine yüklenmesi ve onaylı beratların alınması
• Defter dosyaları ile beratların asıl ve yedek kopyalarıyla saklanmasının planlanması

Aylık e-Defter süreci

1. Ayın muhasebe kayıtları tamamlanır ve kontrol edilir. Berat alındıktan sonra o aya ait kayıtlar değiştirilemeyeceği için kontrol bu aşamada yapılır.
2. Yazılım yevmiye defteri ve büyük defter dosyalarını oluşturur.
3. Dosyalar mali mühür veya e-imza ile imzalanır, berat dosyaları üretilir.
4. Berat dosyaları, tebliğde öngörülen süre içinde GİB'e yüklenir ve onaylanmış beratlar indirilir.
5. Defter dosyaları ve onaylı beratlar saklama düzenine alınır. Mevzuat, defterlerin ikincil bir kopyasının da saklanmasını öngörür.

e-Defterin kayıt düzenine etkisi

e-Defter yalnızca defterin biçimini değiştirmez, kayıtların nasıl yapıldığını da etkiler. Yevmiye kayıtlarında dayanak belgenin türü, tarihi ve numarası gibi bilgilerin eksiksiz girilmesi gerekir; belge bilgisi eksik kayıtlar defter dosyası oluşturulurken hata verebilir. Yevmiye madde numaraları yıl boyunca kesintisiz ilerlemelidir. Sonradan araya eklenen veya silinen kayıtlar numara sırasını bozacağından, düzeltmelerin ters kayıtla yapılması daha güvenlidir.

e-Defterin kapsamı yevmiye defteri ve büyük defterle sınırlıdır. Envanter defteri, pay defteri, karar defterleri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi defterler kendi mevzuatlarına göre tutulmaya devam eder; bunların tasdik ve tutulma usulleri ayrıca takip edilmelidir.

İnceleme sırasında ibraz

Bir vergi incelemesinde e-Defter, defter dosyaları ve onaylı beratlarla birlikte elektronik ortamda ibraz edilir. Dosyaların bozulması veya kaybolması hâlinde yedekten ibraz yapılabilmesi için asıl ve yedek kopyaların farklı ortamlarda saklanması gerekir. Entegratörden saklama hizmeti alınıyorsa, sözleşme sona erdiğinde dosyaların işletmeye eksiksiz teslim edileceği güvence altına alınmalıdır.

İşletmeden istenenler

• Şirketlerde mali mühür, gerçek kişilerde e-imza ve bunların geçerlilik süresi
• Kullanılan muhasebe yazılımı ve varsa entegratör sözleşmesi
• İlk geçiş yılında önceki dönem defterleri ve açılış bakiyeleri
• Dönemin belgelerinin defter kapanmadan önce eksiksiz teslimi

Dikkat edilmesi gerekenler

e-Defterde en sık karşılaşılan sorun, berat yüklendikten sonra o aya ait bir belgenin geç gelmesidir. Kâğıt defterde sonradan eklenebilen bir kayıt, e-Defterde ancak sonraki aya yapılacak düzeltme kayıtlarıyla deftere girebilir ve bu da kayıtların dönemselliğini bozar. Belge akışının ay kapanmadan tamamlanması bu yüzden kâğıt deftere göre daha önemlidir.

Mali mühür veya e-imzanın süresinin dolması da berat yüklemesini engeller ve süre kaçabilir; sertifika yenileme tarihleri önceden izlenmelidir. Şahıs işletmelerinde e-imza işletme sahibine ait olduğundan, sahibin uzun süre ulaşılamayacağı dönemlerde berat yüklemesinin nasıl yapılacağı da önceden planlanmalıdır. Teknik bir arıza nedeniyle yükleme yapılamazsa durumun belgelendirilmesi ve GİB'in bu hâller için öngördüğü usulün izlenmesi gerekir. e-Defter kullanan mükelleflerde yevmiye defteri ve büyük defter için kâğıt defterlerdeki açılış ve kapanış tasdiki uygulanmaz; tasdikin yerini berat sistemi alır.

e-Defterin dayandığı kayıt düzeni muhasebe ve defter tutma sayfasında, geçişin genel çerçevesi e-Dönüşüm sayfasında anlatılır. e-Fatura ile ilişkisi için e-Fatura ve e-Arşiv sayfasına, uygulama notları için e-Dönüşüm rehberine bakılabilir.