Muhasebe ve Defter Tutma

Muhasebe hizmeti neyi kapsar, kimin için gerekir?

Ticari, zirai veya mesleki kazanç elde eden mükellefler, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na göre defter tutmak zorundadır; muhasebe hizmeti bu defterin kurallara uygun tutulmasıdır. Basit usulde vergilendirilenler gibi sınırlı istisnalar dışında şahıs işletmeleri, serbest meslek erbabı ve tüm şirketler bu yükümlülük altındadır. Defterin türü işletmenin hukuki yapısına ve iş hacmine göre değişir. Sermaye şirketleri bilanço esasına göre yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri tutar. Belirli hadlerin altında kalan gerçek kişi tacirler işletme hesabı esasında işletme defteri tutabilir, serbest meslek erbabı ise serbest meslek kazanç defteri kullanır. Hadler her yıl yeniden belirlendiği için güncel tutarlar vergi oranları ve hadler sayfasından kontrol edilmelidir.

Defter türleri bir bakışta

Muhasebe kapsamında yürütülen işler

• Alış ve satış faturaları, gider pusulaları, müstahsil makbuzları ve serbest meslek makbuzlarının kayda alınması
• Banka hareketleri, kasa, çek ve senet işlemlerinin mutabakatı
• Müşteri ve tedarikçi bakiyelerinin cari hesaplarda izlenmesi, dönemsel mutabakat
• Demirbaş ve taşıtların sabit kıymet listesine alınması, amortisman kayıtları
• Stok giriş ve çıkışlarının kayıtlarla uyumunun kontrolü
• Dönem sonu değerleme, tahakkuk ve karşılık kayıtları
• e-Defter kapsamı dışındaki mükelleflerde defterlerin açılış ve kapanış tasdikinin takibi
• Beyannamelere esas olacak mizan ve dökümlerin hazırlanması

Kayıt süreci adım adım

1. Faaliyet başlarken işletmenin yapısına uygun defter türü ve hesap planı belirlenir. Bilanço esasında Tekdüzen Hesap Planı kullanılır.
2. Belgelerin hangi kanalla ve hangi sıklıkla iletileceği kararlaştırılır. Elektronik belgeler çoğunlukla entegratörden ya da GİB portalından doğrudan alınabilir. Kâğıt belgelerde ay içinde parça parça teslim, ay sonunda toplu teslimden daha az hata üretir.
3. Gelen belgeler türüne göre ayrılır; vergi kimlik numarası, tarih, KDV ayrımı ve imza gerektiren belgelerde imza gibi şekil şartları kontrol edilir.
4. Kayıtlar yapılır, banka ve kasa hesapları ekstrelerle karşılaştırılır, çıkan farklar işletmeyle birlikte açıklığa kavuşturulur.
5. Ay veya dönem kapanışında mizan alınır ve beyanname hazırlığına geçilir. Bu aşama vergi beyanname süreçleri sayfasında anlatılmıştır.
6. Yıl sonunda envanter çıkarılır, değerleme yapılır ve mali tablolar hazırlanır.

İşletmeden istenen belgeler

Kayıtların eksiksiz olması, işletmeden gelen belge akışının düzenine bağlıdır. Genellikle şunlar talep edilir:

• Dönem içinde düzenlenen ve alınan tüm faturalar, e-Fatura ve e-Arşiv dökümleri
• Banka hesap ekstreleri ve işletmeye ait kredi kartı ekstreleri
• Kira sözleşmeleri, elektrik, su, telefon ve internet abonelik faturaları
• Çek ve senet bordroları, varsa kredi ve leasing ödeme planları
• Personel çalıştırılıyorsa puantaj ve ücret bilgileri
• Yıl sonunda stok sayım listesi

İşletme ile mali müşavir arasındaki iş bölümü

Belgeyi düzenlemek, almak ve saklamak işletmenin; belgeyi kayda almak, mevzuata uygunluğunu kontrol etmek ve beyannameye dönüştürmek mali müşavirin işidir. 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu meslek mensubunun görev alanını çizer; karşılıklı yükümlülüklerin ayrıntısı ise taraflar arasındaki yazılı sözleşmeyle belirlenir. Uygulamada sorunlar çoğunlukla bu sınırın belirsiz kaldığı noktalarda çıkar. Kasadaki paranın sayımı, stokların fiilen kontrolü veya banka hesaplarına erişim gibi işlerin kime ait olduğu baştan yazılmalıdır. İşletmede kayıtların ön hazırlığını yapan bir çalışan varsa, hangi işlemleri onun gireceği ve hangilerinin yalnızca kontrol edileceği de netleştirilmelidir.

Sık yapılan hatalar ve dikkat edilecek noktalar

En sık görülen sorun, işletme adına yapılan harcamaların belgesiz kalmasıdır. Belgesi olmayan gider deftere yazılamaz; kişisel harcamaların işletme gideri gibi kaydedilmesi ise bir incelemede kabul görmez. İkinci yaygın hata, şirket hesabıyla ortağın kişisel hesabının birbirine karıştırılmasıdır. Ortağın şirketten çektiği paralar ortaklar cari hesabında izlenir ve bu hesabın uzun süre borç bakiyesi vermesi ayrıca vergisel sonuç doğurabilir; bu nedenle somut durumun değerlendirilmesi gerekir.

Belgelerin saklanması da işletmenin sorumluluğundadır. Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu defter ve belgeler için saklama süreleri öngörür ve ticari defterler bakımından TTK'daki süre daha uzundur. Elektronik belgeler de kâğıt belgeler kadar özenle saklanmalıdır; bu konu e-Fatura ve e-Arşiv sayfasında ele alınmıştır. Muhasebede kullanılan terimlerin anlamları için muhasebe sözlüğüne bakılabilir.