Muhasebe Rehberi

Muhasebe nereden başlar?

Muhasebe belgeyle başlar. Bir işlem belgeye dayanmıyorsa deftere kaydedilemez, kaydedilse bile vergi incelemesinde kabul görmeyebilir. Bu yüzden işletme sahibinin muhasebeye en büyük katkısı, her işlem için doğru belgeyi zamanında alması veya düzenlemesidir.

Belge düzeni

213 sayılı Vergi Usul Kanunu, işletmelerin kullanacağı belgeleri tek tek sayar. Başlıcaları şunlardır:

• Fatura: Satılan mal veya yapılan hizmet karşılığında müşteriye verilen belge.
• Perakende satış belgeleri: Ödeme kaydedici cihaz fişi ve perakende satış fişi.
• Sevk irsaliyesi: Malın taşınması sırasında yanında bulunan belge.
• Gider pusulası: Vergiden muaf esnaftan yapılan alımlarda alıcının düzenlediği belge.
• Müstahsil makbuzu: Çiftçiden yapılan tarım ürünü alımlarında düzenlenen belge.
• Serbest meslek makbuzu: Serbest meslek erbabının tahsilat karşılığı düzenlediği belge.

Belgelerin büyük kısmı artık elektronik ortamda düzenlenmektedir. Bu konu e-dönüşüm rehberi sayfasında anlatılır. Belge türlerinin listesi ve nereden alındığı için formlar ve belgeler sayfasına bakılabilir.

Defter türleri

Vergi Usul Kanunu tacirleri iki sınıfa ayırır. Birinci sınıf tacirler bilanço esasına göre, ikinci sınıf tacirler işletme hesabı esasına göre defter tutar. Sermaye şirketleri, büyüklüklerine bakılmaksızın bilanço esasına tabidir. Serbest meslek erbabı ise serbest meslek kazanç defteri tutar.

Anonim şirketlerde ayrıca pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri; limited şirketlerde pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutulur. Bunlar Türk Ticaret Kanunu'ndan doğan yükümlülüklerdir.

Çift taraflı kayıt ve hesap planı

Bilanço esasında her işlem en az iki hesabı etkiler: bir hesaba borç, diğerine aynı tutarda alacak yazılır. Bu yönteme çift taraflı kayıt denir ve kayıtların kendi içinde denk olmasını sağlar.

Hesapların adları ve numaraları Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile belirlenen Tekdüzen Hesap Planı'na göre kullanılır. Plan, hesapları ana sınıflara ayırır:

• 1 Dönen varlıklar ve 2 Duran varlıklar
• 3 Kısa vadeli yabancı kaynaklar ve 4 Uzun vadeli yabancı kaynaklar
• 5 Özkaynaklar
• 6 Gelir tablosu hesapları
• 7 Maliyet hesapları
• 9 Nazım hesaplar

Kayıttan finansal tabloya

1. Belgeler tarih sırasıyla yevmiye defterine kaydedilir.
2. Yevmiye kayıtları büyük defterde hesap bazında toplanır.
3. Hesapların borç ve alacak toplamları mizanda bir araya getirilir ve denklik kontrol edilir.
4. Banka, kasa, cari hesap ve stok mutabakatları yapılır.
5. Dönem sonu işlemleri tamamlanır.
6. Bilanço ve gelir tablosu hazırlanır.

Dönem sonu işlemleri

Dönem sonunda kayıtların gerçek durumu yansıtması için bazı düzeltmeler yapılır. Sabit kıymetler için amortisman ayrılır, şüpheli alacaklar için karşılık değerlendirilir, stok sayımı yapılır, yabancı paralı hesaplar değerlenir, gelecek dönemlere ait gelir ve giderler ayrılır. Ardından gelir tablosu hesapları kapatılarak dönem kârı veya zararı bulunur. Bu sonuç kurumlar veya gelir vergisi beyannamesinin temelini oluşturur.

Maliyet hesapları için hangi seçenek kullanılır?

Tekdüzen Hesap Planı'nda maliyet hesapları için iki seçenek vardır. 7/A seçeneğinde giderler fonksiyonlarına göre, yani üretim, pazarlama, yönetim ve finansman gibi alanlara göre izlenir. 7/B seçeneğinde ise giderler çeşitlerine göre, örneğin personel, kira, enerji gibi başlıklarla kaydedilir. Belirli büyüklük ölçütlerini aşan işletmeler için 7/A seçeneği zorunludur; ölçütler tebliğde yer alır. Üretim yapan işletmelerde maliyet hesaplarının doğru kurulması, stok değerlemesini ve satılan malın maliyetini doğrudan etkiler.

İşletme ile muhasebe arasındaki iş bölümü

Muhasebe kayıtlarının doğruluğu büyük ölçüde işletmeden gelen bilgiye bağlıdır. İşletme tarafı genellikle belgeleri toplar, banka hareketlerinin açıklamasını verir, stok sayımına katılır ve ortaklarla yapılan para hareketlerini bildirir. Muhasebe tarafı ise kayıt, mutabakat, beyanname ve raporlama işlerini yürütür. Bu ayrımın baştan yazılı olarak belirlenmesi, ay sonunda eksik belge nedeniyle yaşanan gecikmeleri azaltır.

Kayıtların belge tarihinden itibaren kanunda öngörülen süre içinde deftere işlenmesi gerekir. Belgelerin ay sonunda topluca iletilmesi bu süreyi zorlayabilir; düzenli aralıklarla aktarım yapılması daha güvenli bir düzen sağlar.

Aylık kontrol listesi

• Tüm satış ve alış belgeleri muhasebeye ulaştı mı?
• Banka hesap hareketleri kayıtlarla uyumlu mu?
• Kasa bakiyesi gerçekçi mi, eksi bakiye var mı?
• Ortaklar cari hesabında açıklanamayan hareket var mı?
• Cari hesap bakiyeleri müşteri ve tedarikçilerle mutabık mı?

Sık karşılaşılan durumlar

Belgesiz harcama deftere yazılabilir mi?

Belgesiz harcama gider olarak kaydedilemez. İşletme adına ve işle ilgili belgelenmiş harcamalar gider olarak dikkate alınır.

Kasa hesabında yüksek bakiye neden sorun olur?

Fiilen bulunmayan nakit, vergi incelemelerinde örtülü kazanç dağıtımı veya adat hesaplaması gibi sonuçlara yol açabilir. Kasa ve ortaklar cari hesabı düzenli olarak gerçek duruma göre izlenmelidir.

Uygulamaya ilişkin süreçler muhasebe ve defter tutma ile mali tablolar ve raporlama sayfalarında yer alır.