Belgeler neden gruplandırılır?
Bir işletmenin kullandığı belgeler dört grupta toplanabilir: kuruluş ve kimlik belgeleri, vergi belgeleri, ticari işlemlerde düzenlenen belgeler ve personel belgeleri. Bu gruplama, bir kurumun istediği belgenin nereden alınacağını hızlıca bulmaya yarar. Belge örnekleri ve form şablonları zaman zaman değiştiği için güncel hâli ilgili kurumun sisteminden alınmalıdır.
Kuruluş ve kimlik belgeleri
| Belge | Ne için kullanılır | Nereden alınır |
|---|---|---|
| Ana sözleşme | Şirketin unvanı, amacı, sermayesi ve yönetim yapısını gösterir | MERSİS ve ticaret sicil müdürlüğü |
| Ticaret sicil gazetesi ilanı | Kuruluş ve değişikliklerin resmî ilanı | Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi |
| İmza sirküleri veya imza beyannamesi | Şirketi temsile yetkili kişilerin imza örneği | Noter veya ticaret sicil müdürlüğü |
| Faaliyet belgesi | Şirketin faal olduğunu gösterir, ihale ve banka işlemlerinde istenir | Kayıtlı olunan oda |
| Oda kayıt belgesi | Ticaret veya sanayi odasına üyeliği gösterir | Kayıtlı olunan oda |
Vergi belgeleri
| Belge | Ne için kullanılır | Nereden alınır |
|---|---|---|
| Vergi levhası | Mükellefiyetin ve beyan edilen matrahın göstergesi | GİB İnteraktif Vergi Dairesi |
| Vergi borcu yoktur yazısı | İhale, hak ediş ve teşvik başvurularında borçsuzluğu gösterir | GİB İnteraktif Vergi Dairesi veya e-Devlet |
| Mükellefiyet yazısı | Mükellefiyetin başlangıç tarihini ve türünü gösterir | Vergi dairesi veya GİB İnteraktif Vergi Dairesi |
| Beyanname ve tahakkuk fişi | Beyan edilen ve tahakkuk eden vergiyi gösterir | e-Beyanname |
Ticari işlem belgeleri
Vergi Usul Kanunu'nun belge düzenine ilişkin hükümleri, ticari işlemlerde hangi belgenin düzenleneceğini belirler. Başlıcaları şunlardır:
- Fatura, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura: Mal ve hizmet satışlarında düzenlenir.
- Sevk irsaliyesi ve e-İrsaliye: Malın taşınması sırasında kullanılır.
- Ödeme kaydedici cihaz fişi: Perakende satışlarda düzenlenir.
- Serbest meslek makbuzu ve e-SMM: Serbest meslek erbabının tahsilatlarında düzenlenir.
- Gider pusulası: Vergiden muaf kişilerden yapılan alımlarda alıcı tarafından düzenlenir.
- Müstahsil makbuzu ve e-Müstahsil: Çiftçilerden yapılan tarım ürünü alımlarında kullanılır.
- Kira sözleşmesi: İşyeri kiralarında stopaj ve damga vergisi açısından önem taşır.
Personel belgeleri
| Belge | Ne için kullanılır | Nereden alınır |
|---|---|---|
| İşe giriş bildirgesi | Çalışanın sigortalılığını başlatır | SGK e-Bildirge |
| İşten ayrılış bildirgesi | Sigortalılığın sona erdiğini bildirir | SGK e-Bildirge |
| İş sözleşmesi | Ücret, çalışma süresi ve görev tanımını belirler | İşveren ile çalışan arasında düzenlenir |
| Ücret hesap pusulası | Çalışana ödenen ücretin kalemlerini gösterir | Bordro ile birlikte işveren düzenler |
| SGK borcu yoktur yazısı | Prim borcu bulunmadığını gösterir | SGK e-Bildirge veya e-Devlet |
| Sigortalı hizmet dökümü | Çalışanın sigortalılık geçmişini gösterir | e-Devlet |
Belgenin gerçekliği nasıl kontrol edilir?
e-Devlet ve kurum sistemlerinden alınan pek çok belge barkod veya doğrulama kodu taşır. Bir tedarikçiden ya da müşteriden gelen vergi levhası, faaliyet belgesi veya borç yoktur yazısının gerçekliği, e-Devlet Kapısı'ndaki barkodlu belge doğrulama hizmetiyle ya da ilgili kurumun sorgulama ekranıyla kontrol edilebilir. Gelen bir e-Faturanın düzenleyicisinin kayıtlı kullanıcı olup olmadığı da e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanabilir. Özellikle yeni çalışılan firmalarda bu kontroller, sahte belge riskini azaltır.
Belgeleri saklarken dikkat edilecekler
- Vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama süreleri boyunca belgeler erişilebilir tutulmalıdır.
- Elektronik belgeler için düzenli yedek alınmalı, yalnızca entegratörün saklamasına güvenilmemelidir.
- İmza sirküleri ve yetki belgeleri yetkili değişikliklerinde yenilenmelidir.
- Borç yoktur yazıları kısa süre geçerli olduğu için ihtiyaç anında yeniden alınmalıdır.
Belge düzeninin muhasebe kayıtlarıyla ilişkisi muhasebe rehberi sayfasında, kuruluş belgeleri ise şirket kuruluş rehberi sayfasında ayrıntılı olarak anlatılır.
Bu konuda sık sorulanlar
Vergi levhası her yıl yeniden alınır mı?
Vergi levhası GİB İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden elektronik olarak oluşturulur ve yıllık beyanname sonrasında güncellenir. İşyerinde bulundurma yükümlülüğü ayrıca değerlendirilmelidir.
İmza sirküleri ile imza beyannamesi arasındaki fark nedir?
İmza sirküleri noterde düzenlenir. İmza beyannamesi ise ticaret sicil müdürlüğünde yetkili personel huzurunda verilen beyandır ve birçok işlemde imza sirküleri yerine kullanılabilir.
Gider pusulası hangi durumlarda düzenlenir?
Vergiden muaf esnaf ve fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden mal veya hizmet satın alındığında, alıcı tarafından gider pusulası düzenlenir.
İlgili sayfalar
Muhasebe Rehberi
Muhasebenin hangi belgelerle başladığı, kayıtların nasıl tutulduğu, hesap planının mantığı ve dönem sonunda yapılan işlemler bu…
Şirket Kuruluş Rehberi
Bir işletmeyi kurmadan önce hangi hukuki yapının seçileceği, kuruluşun hangi sistemlerden ve hangi sırayla yürütüldüğü ve…
Resmî Kaynaklar
Vergi, sosyal güvenlik ve şirket işlemlerinde doğru bilgi kurumların kendi yayınlarından alınır. Bu sayfa başlıca kurumları ve…
İşe Başlama ve Mükellefiyet İşlemleri
Bu hizmet, vergi dairesindeki mükellefiyet kaydının açılmasını ve faaliyet sürerken değişen adres, faaliyet konusu, şube ve unvan…
Bu konudaki yazılar
Vergi Mevzuatı Defter ve Belge Düzeni: Saklama ve İbraz Yükümlülüğü
Defter tutan her mükellef, defterlerini ve bunlara dayanak belgeleri düzenli tutmak, kanuni süre boyunca saklamak ve…
Vergi İncelemesi Vergi İncelemesi Yazısı Geldiğinde İlk Adımlar ve Hazırlanacak Belgeler
Vergi incelemesi ya da defter ve belge ibraz yazısı geldiğinde önce yazının türü, kapsamı ve süresi belirlenir…
Mesleki Analizler Mali Müşavirle Çalışırken Belge Akışı Nasıl Kurulur?
Düzenli belge akışı, hangi belgenin kim tarafından, hangi kanaldan ve ne zamana kadar paylaşılacağının baştan yazılı…
Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve mesleki danışmanlık yerine geçmez. Somut durumlarda mevzuatın güncel hâli esas alınmalıdır. Ayrıntılar için içerik bilgilendirmesi.
