İşe Giriş Bildirgesinden Bordroya: Yeni Personel Alırken Yapılacaklar

Yeni bir personel alırken işverenin ilk işi, çalışan fiilen işe başlamadan önce SGK'ya işe giriş bildirgesi vermektir. Bunu iş sözleşmesinin imzalanması ve özlük dosyasının hazırlanması, işe giriş sağlık muayenesi ile iş sağlığı ve güvenliği eğitimi izler. Ay sonunda çalışanın çalıştığı gün ve ücret bilgileri bordroya işlenir ve muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilir. Sıralama önemlidir: en sık yapılan hata, çalışanı önce işe başlatıp bildirgeyi sonradan vermektir.

İlk personelinizse: işyeri tescili

İlk kez sigortalı çalıştıracak bir işveren, işe giriş bildirgesinden önce işyerini SGK'ya tescil ettirmelidir. Bunun için işyeri bildirgesi verilir ve işyerine bir SGK sicil numarası verilir. Bildirgenin, sigortalı çalıştırmaya başlanan tarih itibarıyla verilmesi gerekir; uygulamada çoğu işveren bunu ilk çalışanın başlangıcından birkaç gün önce tamamlar.

Tescilden sonra e-Bildirge ve diğer SGK elektronik hizmetleri için kullanıcı şifreleri alınır. İşlemleri mali müşavir yürütecekse, bu yetkinin işveren tarafından sistem üzerinden tanımlanması gerekir. İşyerinin İŞKUR kaydı da bu aşamada kontrol edilmelidir. İşyeri tescili ve diğer kurum işlemleri SGK işlemleri sayfasında anlatılmaktadır.

İşe giriş bildirgesi ne zaman ve nasıl verilir?

İşe giriş bildirgesi, 5510 sayılı Kanun gereği sigortalı çalışmaya başlamadan önce verilir. İnşaat, tarım ve balıkçılık gibi bazı işkollarında ve belirli istisnai durumlarda en geç çalışmaya başlanılan gün verilmesine imkân tanınmıştır; ancak genel kural, bildirgenin işten önce verilmesidir. Bildirim SGK'nın elektronik ortamı üzerinden yapılır ve onaylı çıktısı özlük dosyasına konur.

Bildirgede istenen bilgiler

• Çalışanın T.C. kimlik numarası ve kimlik bilgileri.
• İşe başlama tarihi.
• Meslek kodu ve görev tanımı.
• Sigortalılık türü: tüm sigorta kolları ya da emekli çalışanlar için sosyal güvenlik destek primi.
• Kısmi süreli çalışma varsa bu bilgi ve çalışma süresi.
• Öğrenim durumu ve gerekiyorsa engellilik bilgisi.

Meslek kodu neden önemli?

Meslek kodu, çalışanın fiilen yaptığı işi göstermelidir. Yanlış seçilen kod; iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin, bazı teşviklerin ve ileride çalışanın hizmet kayıtlarının yanlış değerlendirilmesine neden olabilir. Kod, iş tanımıyla birlikte belirlenmeli ve iş sözleşmesindeki görevle uyumlu olmalıdır.

Bildirge geç verilirse ne olur?

Süresinde verilmeyen işe giriş bildirgesi için 5510 sayılı Kanun kapsamında idari para cezası uygulanır. Ceza tutarları her yıl güncellendiği için burada tutar yazılmamıştır. Ayrıca kayıt dışı çalıştırma tespitinde, o çalışan için yararlanılan teşviklerin geri alınması gibi ek sonuçlar da doğabilir.

Sözleşme, özlük dosyası ve iş sağlığı

Bildirgeden sonra çalışanla iş ilişkisini belgeleyen evraklar hazırlanır. 4857 sayılı İş Kanunu, işverenden her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemesini ister.

İş sözleşmesi

Sözleşmede çalışanın görevi, çalışma yeri, ücreti ve ödeme zamanı, çalışma süresi ve varsa deneme süresi açıkça yazılmalıdır. Sözleşmenin belirli ya da belirsiz süreli olması, kısmi süreli ya da çağrı üzerine çalışma gibi özel türler, sonraki dönemde işten ayrılış hakları açısından da sonuç doğurur. Sözleşme iki nüsha imzalanır.

Özlük dosyası kontrol listesi

İş sağlığı ve güvenliği adımları

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında çalışanın işe girişte sağlık muayenesinden geçmesi ve işe başlamadan önce temel iş sağlığı ve güvenliği eğitimi alması gerekir. İşyerinin tehlike sınıfına göre işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı hizmeti de alınmalıdır.

İlk bordro nasıl hazırlanır?

İlk bordro, çalışanın işe başladığı günden ay sonuna kadar fiilen çalıştığı günler üzerinden hazırlanır. Bordronun dayanağı puantajdır: çalışılan gün, fazla çalışma, izin, rapor ve devamsızlık bilgileri ay sonunda işletmeden mali müşavire iletilir.

Gelir vergisi yıl içinde birikimli matrah üzerinden hesaplanır; yılın ilerleyen aylarında çalışanın üst dilime girmesiyle net ücret değişebilir. Yıl ortasında işe başlayan çalışanın bu yıl içindeki önceki işvereninden aldığı ücretler, bazı hesaplamalarda dikkate alınması gerektiği için sorulmalıdır. Prim oranları, tavan ve taban tutarları ile istisna tutarları her dönem değiştiğinden güncel değerler işçilik maliyetleri sayfasından kontrol edilmelidir.

Ay sonunda neler bildirilir?

Ücretler, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile aylık olarak hem vergi hem de SGK prim bilgisi bakımından tek bildirimde beyan edilir. Beyanname e-Beyanname sistemi üzerinden verilir; tahakkuk eden vergi ve primler ayrı ayrı ödenir.

Ay içinde 30 günden az çalışan personel için eksik gün nedeni bildirilmeli ve gerektiğinde eksik gün belgesi saklanmalıdır. Yararlanılacak bir teşvik varsa, çalışanın teşvik şartlarını taşıyıp taşımadığı işe giriş aşamasında kontrol edilmelidir; sonradan yapılan teşvik başvurularında süre ve şart sorunları çıkabilir. Bordro ve aylık bildirim süreci bordro hizmeti sayfasında ayrıntılı olarak yer alır.

Zaman çizelgesi: hangi iş ne zaman yapılır?

Yeni personel süreci, çalışanın başlama tarihinden geriye doğru planlanırsa aksamaz. Aşağıdaki çizelge, sık kullanılan bir iş bölümünü gösterir; işletmenin büyüklüğüne göre bazı adımlar birleştirilebilir.

Çizelgenin ilk satırı çoğu zaman atlanır. Başlama tarihi son anda öğrenildiğinde bildirge aceleyle hazırlanır ve meslek kodu, sigortalılık türü gibi alanlarda hata ihtimali artar. İşe alım kararı kesinleştiği anda bilgilerin paylaşılması, sonraki bütün adımları rahatlatır.

İşten ayrılış da aynı titizlikle yürütülmelidir. Çalışan ayrıldığında işten ayrılış bildirgesi kanuni süre içinde verilir, son ücret ve varsa kullanılmayan izin ücreti bordroya yansıtılır. Bu süreç ayrı bir yazının konusu olsa da, giriş sırasında eksiksiz hazırlanmış bir özlük dosyası ayrılış işlemlerini de kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

• Çalışanı "deneme için" birkaç gün bildirgesiz çalıştırmak. Deneme süresi de sigortalı çalışmadır.
• Sözleşmedeki başlama tarihiyle bildirgedeki tarihin farklı olması.
• Puantajın ay sonunda değil, beyanname hazırlanırken hatırlanması.
• Emekli bir çalışanın tüm sigorta kolları üzerinden bildirilmesi.
• Ücretin elden ödenmesi ve ödemenin belgelenmemesi.
• Kişisel verilere ilişkin aydınlatma metninin alınmaması.

Yeni personel süreci her seferinde aynı sırayla yürütülürse hata ihtimali azalır. İşletmenin çalışanın başlama tarihini mali müşavire önceden bildirmesi, bildirgenin zamanında verilmesinin en güvenli yoludur.