e-Fatura ve e-Arşiv Fatura

e-Fatura ve e-Arşiv fatura nedir, kimler kullanır?

e-Fatura, sisteme kayıtlı iki mükellef arasında GİB altyapısı üzerinden elektronik olarak iletilen faturadır; e-Arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara, yani nihai tüketicilere ve e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. Hangi belgenin düzenleneceğini alıcının durumu belirler: alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcı listesindeyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Belirli hasılat düzeyini aşan mükellefler ile bazı sektörlerde faaliyet gösterenler için geçiş zorunludur. Güncel geçiş şartları GİB'in yayımladığı Vergi Usul Kanunu genel tebliğleriyle belirlenir.

Bu hizmette yürütülen işler

• İşletmenin geçiş zorunluluğunun ve zorunlu geçiş tarihinin tespiti
• Kullanım yönteminin seçimi: GİB portalı, özel entegratör ya da işletmenin kendi bilgi işlem sistemiyle entegrasyon
• Başvuru için mali mühür veya e-imza sürecinin takibi
• Fatura şablonunun ve seri yapısının işletmenin satış biçimine uygun kurulması
• İstisnalı, tevkifatlı, ihraç kayıtlı ve iade faturalarında doğru fatura tipi ve kodların belirlenmesi
• Gelen faturaların muhasebeye aktarım düzeninin kurulması
• Elektronik belgelerin saklanma yükümlülüğünün planlanması

Geçiş ve kullanım süreci

1. Önceki yıl hasılatı ve faaliyet alanı üzerinden zorunluluk durumu belirlenir; zorunluluk yoksa isteğe bağlı geçişin işletmeye katkısı değerlendirilir.
2. Fatura hacmi ve kullanılan muhasebe yazılımı dikkate alınarak yöntem seçilir. Az sayıda fatura düzenleyen bir işletme için portal yeterli olabilir; yüksek hacimde entegratör daha uygundur.
3. Mali mühür veya e-imza temin edilir ve başvuru yapılır.
4. Geçiş tarihinden sonra sisteme kayıtlı alıcılara kâğıt fatura düzenlenemeyeceği için elde kalan kâğıt faturaların durumu belirlenir.
5. Deneme faturaları düzenlenir; cari kartlardaki vergi numaraları ve adresler kontrol edilir.
6. Düzenli kullanımda ret ve itiraz bildirimleri ile iptal edilen e-Arşiv faturaları dönemsel olarak izlenir.

Temel senaryo, ticari senaryo ve e-Arşiv raporu

e-Fatura iki senaryoyla düzenlenebilir. Temel senaryoda fatura alıcıya ulaştığında işlem tamamlanır; alıcının sistem üzerinden kabul veya ret cevabı verme imkânı yoktur ve itirazlar sistem dışındaki yollarla yapılır. Ticari senaryoda ise alıcı, mevzuatta belirtilen süre içinde faturayı sistem üzerinden kabul veya reddedebilir. Hangi senaryonun kullanılacağı, müşterilerle ilişkinin niteliğine ve iade sıklığına göre seçilmelidir.

e-Arşiv faturada ise düzenlenen faturaların bilgileri belirli dönemlerde GİB'e raporlanır. Özel entegratör kullananlarda bu rapor genellikle entegratör tarafından gönderilir; yine de raporun eksiksiz iletildiğini kontrol etmek işletmenin yararınadır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi ve faturada internet satışına özgü bilgilerin yer alması gerekir. Sevkiyat yapan işletmelerde e-İrsaliye de gündeme gelebilir; fatura ile irsaliye arasındaki bağlantı yazılımda doğru kurulmazsa aynı teslime ait iki belgenin bilgileri birbirini tutmaz.

İşletmeden istenen bilgiler

• Son dönem satış hasılatı ve beklenen aylık fatura sayısı
• İnternet üzerinden satış yapılıyorsa kullanılan satış kanalları ve ödeme aracıları
• Kullanılan muhasebe, stok veya e-ticaret yazılımı
• Şirketlerde imza yetkilisi bilgisi, şahıs işletmelerinde işletme sahibinin e-imza durumu
• Düzenli müşterilerin vergi numarası ve adres listesi
• İhracat, tevkifat veya istisna içeren işlemler varsa örnekleri

Dikkat edilecek noktalar ve sık hatalar

En sık görülen hata, alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığına bakılmadan e-Arşiv fatura düzenlenmesidir. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv fatura düzenlenmesi, belgenin usulüne uygun düzenlenmemiş sayılmasına yol açabilir. Kayıtlı kullanıcı listesi sürekli güncellendiğinden kontrolün her fatura için yapılması gerekir; çoğu yazılım bunu kendiliğinden yapar, ancak ayarın açık olduğundan emin olunmalıdır. Cari kartlarda yanlış vergi numarası bulunması da sık rastlanan bir hatadır; bu durumda fatura yanlış kişiye ulaşır veya alıcının kayıtlarında hiç görünmez.

İkinci önemli konu düzenleme süresidir. Elektronik fatura da kâğıt fatura gibi Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen süre içinde düzenlenmelidir; teslim veya hizmetten çok sonra düzenlenen fatura usulsüzlük sayılır. Düzenlenmiş bir e-Fatura, düzenleyen tarafından tek taraflı olarak silinemez. Düzeltme, senaryoya göre alıcının reddi, itiraz yolları veya iade faturasıyla yapılır.

Elektronik belgelere geçişin genel planı e-Dönüşüm sayfasında, defterlerin elektronik tutulması e-Defter sayfasında anlatılır. Uygulama ayrıntıları için e-Dönüşüm rehberine, pazaryerinde satış yapanlara özgü notlar için pazaryeri satıcıları sayfasına bakılabilir.