SGK ve Bordro Rehberi

İlk personeli işe almadan önce ne yapılır?

İlk personel çalıştırılmadan önce işyerinin Sosyal Güvenlik Kurumu'na tescil edilmesi gerekir. Şirket kuruluşlarında ticaret sicili üzerinden yapılan bildirim çoğu durumda bu tescili başlatır; diğer hâllerde işyeri bildirgesi SGK e-Bildirge sistemi üzerinden verilir. Tescil sonucunda işyerine bir işyeri sicil numarası verilir ve bundan sonraki bütün bildirimler bu numara üzerinden yapılır. Dayanak, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'dur.

Temel kavramlar

Sigortalılık türleri

5510 sayılı Kanun'un 4. maddesi sigortalıları üç gruba ayırır. Hizmet akdiyle çalışanlar 4/a, kendi adına bağımsız çalışanlar 4/b, kamu görevlileri 4/c kapsamındadır. Bordro konusu esas olarak 4/a sigortalıları ilgilendirir.

Prime esas kazanç

Prime esas kazanç, sigorta priminin hesaplandığı tutardır. Çalışana ödenen ücret, ikramiye ve benzeri ödemelerden oluşur; bazı ödemeler kanunda sayılan sınırlar içinde prime tabi tutulmaz. Prime esas kazancın alt ve üst sınırı vardır ve bu sınırlar asgari ücrete bağlı olarak değişir.

Brüt ve net ücret

Brüt ücret, kesintilerden önceki tutardır. Net ücret, brüt ücretten çalışan payı sigorta primi, işsizlik sigortası primi, gelir vergisi ve damga vergisi düşüldükten sonra çalışana ödenen tutardır. Sözleşmede ücretin brüt mü net mi kararlaştırıldığı açıkça yazılmalıdır.

Ücret hesabının mantığı

1. Brüt ücret, çalışılan gün ve varsa fazla çalışma, ikramiye gibi ek ödemelerle belirlenir.
2. Prime esas kazanç üzerinden çalışan payı SGK primi ve işsizlik sigortası primi hesaplanır.
3. Brüt ücretten bu primler düşülerek gelir vergisi matrahı bulunur.
4. Gelir vergisi, yıl başından itibaren biriken (kümülatif) matraha göre artan oranlı tarifeyle hesaplanır.
5. Damga vergisi brüt ücret üzerinden hesaplanır.
6. Asgari ücrete isabet eden kısım için gelir vergisi ve damga vergisi istisnası uygulanır.
7. Kalan tutar net ücret olarak ödenir.

Kümülatif matrah nedeniyle aynı brüt ücreti alan bir çalışanın net ücreti yıl içinde aylara göre değişebilir. Bu durum hata değil, tarifenin işleyişinin sonucudur. Güncel oranlar ve kalemler için işçilik maliyetleri sayfasına bakılabilir.

İşverenin toplam maliyeti nelerden oluşur?

İşverenin maliyeti brüt ücretten fazladır. Brüt ücrete işveren payı SGK primi ve işveren payı işsizlik sigortası primi eklenir. Uygulanabilen teşvik ve indirimler bu tutarı azaltır. Bunlara ek olarak yemek, yol, iş sağlığı ve güvenliği hizmeti, ileride doğabilecek kıdem ve ihbar tazminatı gibi kalemler de bütçede dikkate alınmalıdır.

Aylık bordro düzeni

Her ay şu işlemler yapılır:

1. Puantaj, yani çalışılan gün, izin, rapor ve fazla çalışma bilgisi toplanır.
2. Bordro hazırlanır ve her çalışan için ücret hesap pusulası düzenlenir.
3. Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile vergi kesintileri ve SGK bildirimleri yapılır.
4. Ücretler, kanunun öngördüğü durumlarda banka aracılığıyla ödenir.
5. Tahakkuk eden vergi ve primler süresinde ödenir.

Çalışan işten ayrıldığında ne yapılır?

İş sözleşmesi sona erdiğinde işten ayrılış bildirgesi SGK e-Bildirge sistemi üzerinden verilir. Bildirgede seçilen işten çıkış kodu, çalışanın işsizlik ödeneğinden yararlanıp yararlanamayacağını ve tazminat haklarını doğrudan etkiler; bu yüzden kod, fesih belgesindeki gerekçeyle uyumlu olmalıdır. Son ay bordrosunda kullanılmayan yıllık izin ücreti, varsa kıdem ve ihbar tazminatı hesaplanır. Kıdem tazminatı damga vergisine tabi olup gelir vergisinden istisnadır; ihbar tazminatı ise ücret gibi vergilendirilir. Ödemelerin banka kaydı ve çalışanın imzaladığı belgeler özlük dosyasında saklanır.

Bordroda sık yapılan hatalar

• Rapor, ücretsiz izin veya devamsızlık günleri için eksik gün nedeninin yanlış seçilmesi
• Kısmi süreli çalışanın tam süreli gibi bildirilmesi
• Fazla çalışma ücretinin bordroya yansıtılmaması veya yanlış katsayıyla hesaplanması
• Yıl içinde işe giren çalışanın önceki işyerindeki kümülatif matrahının dikkate alınmaması
• Prime tabi olmayan ödemelerin sınırı aşan kısmının prime eklenmemesi

Bu hataların çoğu düzeltme bildirgesi ile giderilebilir, ancak geç fark edilen hatalar idari para cezası ve teşvik kaybı doğurabilir.

Kontrol listesi

Sık karşılaşılan durumlar

Deneme süresinde çalışan için bildirim gerekir mi?

Evet. Deneme süresi iş sözleşmesinin bir parçasıdır ve sigortalılık işe başlanan gün başlar. İşe giriş bildirgesi deneme süresi beklenmeden verilmelidir.

Kıdem tazminatı ne zaman doğar?

Kıdem tazminatı, 1475 sayılı İş Kanunu'nun yürürlükte kalan 14. maddesinde sayılan hâllerde ve gerekli çalışma süresi doldurulduğunda doğar. Tavan tutarı dönemsel olarak güncellenir.

Bordro ve özlük belgeleri ne kadar saklanır?

Bordrolar, ücret hesap pusulaları, puantaj kayıtları ve özlük dosyası hem vergi hem sosyal güvenlik mevzuatı açısından saklama yükümlülüğüne tabidir. SGK denetimlerinde geriye dönük hizmet tespiti istenebildiği için bu belgelerin düzenli ve erişilebilir biçimde arşivlenmesi gerekir.

Teşviklerden nasıl yararlanılır?

SGK teşvikleri belirli koşullara bağlıdır: borçsuzluk, sigortalının niteliği, işyerinin kapsamı gibi. Teşvik bildirimde doğru kanun numarasıyla seçilmezse yararlanılamaz. Uygunluk her teşvik için ayrıca kontrol edilmelidir. Süreçler bordro ve SGK işlemleri sayfalarında da anlatılır.