SGK İşlemleri

SGK işlemleri hangi durumlarda gerekir?

İşçi çalıştırmaya başlayan her işveren, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu uyarınca önce işyerini Sosyal Güvenlik Kurumu'na tescil ettirmek, ardından her çalışanın sigortalılığını bildirmek zorundadır. Bu yükümlülük çalışan sayısından bağımsızdır, tek bir çalışan için de geçerlidir. Bildirimlerin büyük kısmı SGK'nın e-Bildirge ve işveren sistemleri üzerinden elektronik olarak yapılır; işveren bu sistemlerde mali müşavire yetki tanımlayabilir. Ücret hesabının kendisi ise bordro sayfasının konusudur. Bu sayfa, işverenin kurumla olan kayıt ve bildirim ilişkisini anlatır.

Yürütülen işler

• İşyeri bildirgesinin verilmesi ve işyeri sicil numarasının alınması
• Sigortalı işe giriş bildirgelerinin kural olarak çalışma başlamadan önce verilmesi
• İşten ayrılış bildirgelerinin doğru çıkış koduyla ve süresinde verilmesi
• Eksik gün bildirimlerinin dayanak belgeleriyle birlikte yapılması
• İş kazası ve meslek hastalığı bildirimlerinin takibi
• Prim teşvik ve desteklerinin şartlarının kontrolü ve uygun sigortalılar için tanımlanması
• Prim borcu sorgulama, borç yapılandırma ve borcu yoktur yazısı işlemleri
• İşyeri adresi, unvanı veya işvereni değiştiğinde gerekli bildirimler

İşlemler hangi sırayla yürür?

1. İlk çalışan işe alınmadan önce işyeri bildirgesi verilir. İşyerinin faaliyetine göre işkolu kodu ve tehlike sınıfı belirlenir.
2. Çalışanın başlama tarihi kesinleşince işe giriş bildirgesi gönderilir. Bildirgedeki meslek kodu, görev ve sigortalılık türü dikkatle seçilir.
3. Her ay bordrodan sonra prim ve hizmet bilgileri muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilir.
4. Çalışan ayrıldığında işten ayrılış bildirgesi verilir. Seçilen çıkış kodu, işsizlik ödeneği gibi hakları doğrudan etkiler.
5. Teşvik uygulanan sigortalılar için şartların sürüp sürmediği her ay yeniden kontrol edilir.

Sigortalılık statüsü neden doğru seçilmeli?

Her çalışan aynı statüde bildirilmez ve yanlış statü seçimi prim hesabını baştan bozar. İşverenin en sık karşılaştığı durumlar şunlardır:

• İş sözleşmesiyle çalışanlar, 5510 sayılı Kanun'un 4. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında bildirilir.
• Emeklilik aylığı alırken çalışmaya devam edenler sosyal güvenlik destek primine tabi olarak bildirilir.
• Mesleki eğitim gören öğrenciler ve stajyerler için yalnızca belirli sigorta kolları üzerinden bildirim yapılır.
• Yabancı uyruklu çalışanlar, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'ndan alınmış çalışma izniyle bildirilir.
• Kısmi süreli çalışanlarda gün sayısı ve eksik gün nedeni çalışma düzenine uygun gösterilir.

SGK denetimine hazırlıklı olmak

SGK denetimleri ihbar, şikâyet veya rutin kontroller sonucunda yapılabilir. Denetimde genellikle personel özlük dosyaları, iş sözleşmeleri, puantaj kayıtları, ücret bordroları ve ödeme belgeleri istenir. Bu belgelerin birbiriyle tutarlı olması gerekir; örneğin puantajdaki gün sayısı bildirgedeki prim günüyle örtüşmelidir. İşyerinde fiilen çalışan herkesin bildirilmiş olduğu ve görev tanımlarının bildirgedeki meslek koduyla uyuştuğu düzenli aralıklarla kontrol edilmelidir.

İşverenden istenen belgeler

• İşyeri tescili için vergi kaydı bilgisi, şirketlerde ticaret sicil kaydı ve işyeri adresi
• Çalışanın kimlik bilgisi, işe başlama tarihi, görevi ve öğrenim durumu
• Eksik gün nedenini gösteren belgeler: istirahat raporu, ücretsiz izin talebi, devamsızlık tutanağı
• İş kazası hâlinde olay tutanağı ve tanık bilgileri
• Ayrılan çalışan için istifa dilekçesi veya fesih bildirimi

Dikkat edilmesi gereken noktalar

İşe giriş bildirgesinin geç verilmesi idari para cezasına ve o sigortalı için teşviklerden yararlanılamamasına yol açabilir. Deneme süresinde de sigortalılık çalışmanın başladığı gün başlar; bildirim yapmadan birkaç gün deneme çalıştırması, kayıt dışı çalıştırma anlamına gelir. İşyeri adresi değiştiğinde veya işyeri devredildiğinde SGK'ya bildirim yapılmaması da çalışanların bildirimlerinde ve borç takibinde sorun çıkarır.

İşten ayrılış kodu da sık hatalı seçilir. Gerçek fesih nedenine uymayan bir kod, çalışanın haklarını etkilediği gibi işvereni de sonradan düzeltme ve uyuşmazlıkla karşı karşıya bırakır. Teşviklerde en yaygın sorun ise şartları sağlanmadığı hâlde teşvik uygulanmasıdır; bu durumda yararlanılan tutar gecikme cezası ve gecikme zammıyla birlikte geri istenebilir. Teşvik şartları, prim tabanı ve tavanı gibi değişken bilgiler için SGK pratik bilgiler sayfası kullanılmalıdır. Konuya genel giriş SGK ve bordro rehberinde, güncel yazılar SGK ve bordro kategorisinde yer alır.