İşe Başlama ve Mükellefiyet İşlemleri

Mükellefiyet işlemleri neden gerekir?

Bir faaliyet vergi açısından, vergi dairesine işe başlama bildirimi verilmesi ve dairenin mükellefiyeti kayda almasıyla başlar; bu kayıt olmadan fatura düzenlemek, beyanname vermek veya ticari işlemleri yasal zemine oturtmak mümkün değildir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, işe başlamayı ve sonrasında ortaya çıkan değişiklikleri kanunda belirtilen süre içinde bildirme yükümlülüğü getirir. Bu yükümlülük yeni kurulan işletmelerle sınırlı değildir. Adres taşıyan, şube açan veya faaliyet konusunu değiştiren her mükellef de bildirim yapmak zorundadır.

Bu kapsamda yürütülen işler

• Hangi vergi türlerinden mükellefiyet açılacağının belirlenmesi: gelir veya kurumlar vergisi, KDV, muhtasar, damga vergisi
• Faaliyete uygun ana ve yan NACE kodlarının seçilmesi
• İşe başlama sırasında istenen tahmini faaliyet bilgilerinin hazırlanması
• Yoklamaya hazırlık ve yoklama sonrasında kaydın kesinleşmesinin takibi
• Vergi levhasının oluşturulması ve e-Tebligat adresinin etkinleştirilmesi
• Adres, unvan, faaliyet konusu ve iletişim bilgisi değişikliklerinin bildirilmesi
• Şube, depo veya ikinci işyeri açılışı ve kapanışının bildirilmesi
• Kayıt sırasında yapılmış hataların düzeltilmesi için vergi dairesiyle yazışma

Süreç nasıl işler?

1. Faaliyetin niteliği, ölçeği ve işyeri bilgileri toplanır; vergi türleri ve NACE kodu buna göre belirlenir.
2. Bildirim kanalı seçilir. Gerçek kişilerde GİB İnteraktif Vergi Dairesi veya doğrudan vergi dairesi kullanılır; şirketlerde kuruluş aşamasındaki bildirim ticaret sicil müdürlüğü aracılığıyla vergi dairesine ulaşır.
3. Vergi dairesi görevlisi işyerinde yoklama yapar; faaliyetin fiilen başlayıp başlamadığını ve adresin doğruluğunu tespit eder.
4. Yoklama sonucu olumluysa mükellefiyet kesinleşir ve vergi türleri vergi kimlik numarası üzerinde tanımlanır.
5. Faaliyet sürerken bir değişiklik olduğunda değişiklik bildirimi verilir. Adres değişikliğinde yeni adreste de yoklama yapılabilir.

Yoklamaya hazırlık

Yoklama, vergi dairesinin faaliyetin gerçekten o adreste yürütüldüğünü yerinde görmesidir ve mükellefiyetin kesinleşmesi büyük ölçüde bu ziyarete bağlıdır. Görevli geldiğinde şunların hazır olması süreci kolaylaştırır:

• İşyerinde işletme sahibinin, şirket yetkilisinin veya durumu açıklayabilecek bir çalışanın bulunması
• Kira sözleşmesinin aslı ya da mülkiyeti gösteren belge
• Faaliyete uygun bir düzenin görülebilmesi; masa ve bilgisayardan tezgâh ve depoya kadar bu unsurlar faaliyetin niteliğine göre değişir
• Bina girişinde veya kapıda işletmenin adını gösteren bir işaret

Sonradan bildirilmesi gereken diğer değişiklikler

Adres ve faaliyet değişikliği dışında da vergi kaydını etkileyen olaylar vardır. Şirketlerde ortak, müdür veya yönetim kurulu değişiklikleri ticaret siciline tescil edildiğinde bilgiler büyük ölçüde vergi dairesine aktarılır; yine de kayıtların güncellendiği kontrol edilmelidir. Gerçek kişilerde vergilendirme usulünün değişmesi, örneğin basit usulden gerçek usule geçiş, ayrıca bildirim ve yeni bir defter düzeni gerektirir. İşletmenin ana faaliyeti değiştiğinde ise yalnızca vergi dairesindeki kod değil, SGK'daki işyeri kaydı da gözden geçirilmelidir.

İşleme göre istenen belgeler

Dikkat edilmesi gerekenler

En sık yapılan hata, işyeri değiştiği hâlde vergi dairesine bildirim yapılmamasıdır. Eski adreste yapılan yoklamada mükellef bulunamazsa mükellefiyet resen terkin edilebilir. Bu durum fatura düzenlemeyi ve elektronik belge kullanımını aksatır, karşı firmaların indirim hakkı açısından da sorun yaratır. Benzer şekilde e-Tebligat adresinin düzenli kontrol edilmemesi, tebliğ edilmiş sayılan bir yazının süresinin kaçırılmasına yol açabilir. Şube ve depolarda da benzer bir eksiklik görülür; bildirilmemiş bir depoda bulunan mallar için açıklama yapmak zorlaşır.

Yanlış NACE kodu seçimi de yaygındır. Kod bazı vergisel uygulamaları ve SGK'daki işyeri tehlike sınıfını etkileyebilir; bu nedenle en yakın görünen kod yerine faaliyeti en doğru tarif eden kod aranmalıdır. Kod listesi için NACE kodları, ilgili formlar için formlar ve belgeler sayfasına bakılabilir. Gerçek kişilerin kuruluş aşaması şahıs işletmesi kuruluşu sayfasında, faaliyetin sona ermesi ise mükellefiyet devri ve kapanış sayfasında anlatılır.