e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark: Hangisi Ne Zaman Düzenlenir?

e-Fatura, faturayı düzenleyen ile alıcının ikisinin de Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda düzenlenir ve sistem üzerinden doğrudan alıcıya ulaşır. Alıcı sisteme kayıtlı değilse, yani nihai tüketiciyse ya da e-Fatura kullanmayan bir işletmeyse, aynı satış e-Arşiv Fatura ile belgelenir. Kısacası hangi belgenin düzenleneceğine faturayı kesen değil, alıcının kayıt durumu karar verir. Her iki belge de kâğıt faturanın yerini tutar, hukuki değeri aynıdır; farklı olan iletim yolu ve sonrasındaki süreçtir.

e-Fatura nedir ve nasıl işler?

e-Fatura, sisteme kayıtlı iki kullanıcı arasında standart bir elektronik formatta oluşturulan ve GİB altyapısı üzerinden iletilen faturadır. Uygulamanın temel düzenlemesi 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ndedir. Fatura, düzenleyenin sisteminden çıkar ve alıcının e-Fatura kutusuna düşer; e-posta ya da kâğıt çıktı ile ayrıca gönderilmesi gerekmez.

Sisteme bağlanma yöntemleri

e-Fatura kullanıcıları sisteme üç yoldan bağlanır: GİB'in sunduğu portal, özel entegratör hizmeti ya da büyük işletmelerin tercih ettiği doğrudan entegrasyon. Fatura hacmi düşük işletmeler için portal yeterli olabilir; muhasebe programıyla bağlantılı çalışmak isteyenler genellikle özel entegratör kullanır.

Senaryolar

e-Fatura, temel ve ticari olmak üzere farklı senaryolarla gönderilir. Temel senaryoda fatura alıcıya ulaştığında işlem tamamlanır. Ticari senaryoda alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. Mal ihracatı gibi özel durumlar için ayrı senaryolar bulunur. Hangi senaryonun kullanılacağı, taraflar arasındaki ticari ilişkiye ve işlemin niteliğine göre seçilir.

e-Arşiv Fatura nedir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Alıcıya sistem üzerinden değil, e-posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılır. Düzenleyen, faturayı elektronik ortamda saklar ve düzenlenen faturaların bilgilerini GİB'e raporlar.

e-Arşiv Fatura düzenleyebilmek için kural olarak e-Fatura uygulamasına da kayıtlı olmak gerekir. Bu nedenle e-Arşiv'e geçen bir işletme, kayıtlı alıcılarına e-Fatura, kayıtlı olmayanlara e-Arşiv düzenleyen bir yapıda çalışır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturada ödeme şekli ve gönderim bilgileri gibi ek alanların doldurulması gerekir.

Adındaki "arşiv" kelimesi zaman zaman karışıklık yaratır. e-Arşiv Fatura bir saklama yöntemi değil, bir fatura türüdür. e-Fatura da elektronik ortamda saklanır; ama bu onu e-Arşiv Fatura yapmaz.

Hangi durumda hangisi düzenlenir?

Fatura düzenlemeden önce alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası ile e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde sorgulanması gerekir; alıcı listedeyse e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu sorgu, özel entegratör yazılımlarında genellikle otomatik yapılır. Portal kullanıcıları ise sorguyu kendileri yapmalıdır.

Alıcının kayıt tarihi neden önemli?

Alıcı e-Fatura sistemine yeni kaydolduysa, kayıt tarihinden sonraki işlemler için ona e-Fatura düzenlenmelidir. Uzun süredir çalışılan bir müşterinin geçmişte e-Arşiv aldığı varsayımıyla hareket etmek hatalı belge düzenlenmesine yol açabilir. Bu yüzden sorgu her faturada ya da en azından düzenli aralıklarla yeniden yapılmalıdır.

Kâğıt fatura ne zaman düzenlenemez?

e-Fatura ya da e-Arşiv uygulamasına geçmek zorunda olan ya da gönüllü olarak geçen bir işletme, bu uygulamaların kapsamına giren işlemler için artık kâğıt fatura düzenleyemez. Sisteme kayıtlı iki işletme arasında kâğıt fatura düzenlenmesi, fatura hiç düzenlenmemiş gibi değerlendirilebilir ve ceza konusu olabilir.

Kimler e-Fatura ve e-Arşiv'e geçmek zorunda?

Geçiş zorunluluğu, mükellefin brüt satış hasılatına ve faaliyet alanına göre belirlenir. Belirli bir hasılat sınırını aşan mükellefler ile internet üzerinden satış yapanlar, aracı hizmet sağlayıcılar ve belirli sektörlerde faaliyet gösterenler için ayrı zorunluluklar bulunur. Hasılat sınırları ve geçiş süreleri dönem dönem değiştirildiği için güncel kriterler vergi oranları ve hadler sayfasında ve GİB'in e-Fatura uygulama sitesinde kontrol edilmelidir.

Zorunluluk kapsamına girmeyen işletmeler de gönüllü olarak geçebilir. Müşterilerin önemli bir kısmı e-Fatura kullanıcısıysa gönüllü geçiş, belge alışverişini hızlandırabilir. Geçiş öncesi hazırlıklar e-Fatura ve e-Arşiv sayfasında anlatılmaktadır.

Geçiş sürecinde yapılacaklar

e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş, başvurudan ibaret değildir; işletmenin satış, tahsilat ve muhasebe düzeninin de yeni yapıya uyarlanması gerekir. Geçişte izlenen adımlar genellikle şöyledir:

1. Elektronik imza ya da mali mühür: Şirketler mali mühür kullanır; şahıs işletmeleri mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika kullanabilir. Sertifikanın kimin adına alınacağı ve kimde duracağı baştan belirlenmelidir.
2. Bağlantı yöntemi: Fatura sayısı, kullanılan muhasebe programı ve satış kanalları dikkate alınarak portal ya da özel entegratör seçilir.
3. Başvuru ve kayıt: Başvuru tamamlandığında işletme kayıtlı kullanıcılar listesine eklenir ve o tarihten sonra kendisine de e-Fatura gelmeye başlar.
4. Müşteri kartlarının güncellenmesi: Bütün müşterilerin e-Fatura statüsü sorgulanır, alıcı bazında belge türü ve senaryo tanımlanır.
5. Eski kâğıt faturaların durumu: Geçiş tarihinden sonra kullanılmayacak matbu faturalar için yapılacak işlem mali müşavirle birlikte netleştirilir.
6. Gelen faturaların takibi: Tedarikçilerden gelen e-Faturaların hangi kutuya düştüğü, kimin kontrol edip muhasebeye ileteceği belirlenir.

Geçişin ilk ayında düzenlenen ve alınan faturaların tamamının muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması, kurulumdan kaynaklanan hataları erken yakalamanın en kolay yoludur. Gelen e-Faturaların düzenli izlenmemesi, özellikle ticari senaryoda ret süresinin kaçmasına ve hatalı bir faturanın kesinleşmesine yol açabilir. e-Arşiv tarafında ise düzenlenen faturaların GİB'e raporlanmasının entegratör tarafından düzgün yapıldığı, ilk dönemlerde ayrıca teyit edilmelidir.

Hatalı fatura düzenlenirse ne yapılır?

Hatalı faturanın nasıl düzeltileceği, belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğuna göre değişir. Ortak kural, düzeltmenin belge üzerinde değişiklik yaparak değil, mevzuatın öngördüğü yollarla yapılmasıdır.

e-Fatura'da

Alıcıya ulaşmış bir e-Fatura sistemden geri çekilemez. Ticari senaryoda alıcı faturayı süresi içinde reddedebilir. Temel senaryoda ya da ret süresi geçmişse, alıcının iade faturası düzenlemesi veya itiraz yollarının kullanılması gerekir. Hangi yolun uygun olduğu, hatanın türüne ve tarafların e-Fatura statüsüne göre değerlendirilmelidir.

e-Arşiv Fatura'da

e-Arşiv Fatura, mevzuatta belirtilen koşullar ve süre içinde sistem üzerinden iptal edilebilir. İptal edilen faturanın yerine doğru bilgilerle yenisi düzenlenir. Mal teslim edildikten sonra ortaya çıkan bir iade söz konusuysa iptal değil, iade işlemi uygulanır.

Hatayı önlemek için

• Alıcının unvanını ve vergi numarasını sözlü bilgiyle değil, sorgu sonucu ile doldurun.
• Müşteri kartlarındaki e-Fatura statüsünü düzenli güncelleyin.
• Senaryo seçimini müşteri bazında önceden tanımlayın.
• İade ve iptal işlemlerini ay sonu kapanışından önce tamamlayın.

Sık karıştırılan noktalar

e-Arşiv Fatura'nın PDF çıktısı bir e-Fatura değildir; alıcı e-Fatura kullanıcısı olsa bile bu çıktıyı e-Fatura yerine kabul etmemelidir. e-Fatura sistemine kayıtlı bir alıcıya e-Arşiv düzenlemek de hatalı belge düzenlenmesi anlamına gelir.

Bir başka karışıklık, alıcının kâğıt nüsha istemesiyle ilgilidir. e-Fatura kullanıcısı bir alıcı faturanın kâğıt çıktısını isteyebilir; çıktı verilebilir, ancak faturanın hukuki olarak iletildiği yer yine e-Fatura sistemidir ve çıktı yalnızca bir görüntüdür. e-Arşiv Fatura'da ise alıcının e-posta adresinin doğru alınması önemlidir. Elektronik iletim tercih edilmişken yanlış adrese gönderilen fatura, alıcının belgeye hiç ulaşamaması sonucunu doğurur ve sonradan "fatura gelmedi" anlaşmazlıklarına yol açar.

e-Defter ile bu iki fatura türü de karıştırılabilir. e-Defter, kayıtların tutulduğu defterin elektronik biçimidir; faturalarla ilişkilidir ama ayrı bir uygulamadır. Elektronik belge uygulamalarının bütününe e-Dönüşüm rehberinden ulaşabilirsiniz.