İşe Başlamadan Önce Mali Hazırlık Kontrol Listesi

İşe başlamadan önce mali açıdan hazır olmak; faaliyetin ne olduğunu ve hangi kodla kaydedileceğini netleştirmek, işletme türünü seçmek, ilk aylar için gerçekçi bir nakit planı yapmak, işyerini vergi açısından uygun hâle getirmek ve vergi dairesi, sicil, SGK ve e-Dönüşüm kayıtlarını doğru sırayla tamamlamak demektir. Bu adımlardan biri atlandığında sorun çoğu zaman ilk beyanname döneminde ya da ilk yoklamada ortaya çıkar. Aşağıdaki liste, adımları uygulamada izlenen sıraya göre verir.

1. Faaliyeti tanımlayın

İlk adım, ne iş yapılacağını resmî kayıtlara geçecek kadar açık tanımlamaktır. Vergi dairesi ve ticaret sicili kayıtlarında faaliyet, NACE kodu adı verilen bir sınıflandırma koduyla gösterilir.

Faaliyet kodu neden önemli?

Faaliyet kodu, işletmenin hangi meslek odasına kaydolacağını, bazı sektörel yükümlülükleri, iş sağlığı ve güvenliği açısından tehlike sınıfını ve yararlanılabilecek bazı destekleri etkiler. Birden fazla faaliyet yürütülecekse ana faaliyet ile yan faaliyetler ayrı ayrı belirlenmelidir. Kodların listesi ve seçimde dikkat edilecekler NACE kodları sayfasında yer alır.

İzin ve ruhsat gerekiyor mu?

Bazı faaliyetler vergi kaydından önce ya da hemen sonra ayrı bir izin gerektirir. İşyeri açma ve çalışma ruhsatı belediyeden alınır; gıda, sağlık, eğitim, taşımacılık ve benzeri alanlarda ilgili bakanlık ya da kurum izinleri de gerekebilir. Bu izinlerin süresi, iş planındaki açılış tarihini doğrudan etkileyebileceği için en başta öğrenilmelidir.

2. İşletme türünü seçin

Şahıs işletmesi mi, limited şirket mi, anonim şirket mi kurulacağı; sorumluluk, vergilendirme, ortaklık yapısı ve yönetim yükü birlikte değerlendirilerek seçilir. Bu karar, sonraki bütün kayıt adımlarının biçimini belirler. Şirket kuruluşu ticaret sicili üzerinden yürür ve vergi kaydı bu süreçte oluşur; şahıs işletmesinde ise süreç doğrudan vergi dairesiyle başlar. Her iki yolun adımları şirket kuruluş rehberinde ayrı ayrı anlatılmaktadır.

3. Nakit ve maliyet planı yapın

Nakit planı, işletmenin ilk aylarda hangi tarihte ne kadar paraya ihtiyaç duyacağını gösteren basit bir tablodur. Kâr tahmininden farklıdır; satışın ne zaman tahsil edileceğine ve giderin ne zaman ödeneceğine bakar.

Planda yer alması gereken kalemler

• Kuruluş masrafları: tescil, noter, sicil, ruhsat ve oda kayıt giderleri.
• İlk yatırım: makine, demirbaş, yazılım, ilk stok.
• Sabit aylık giderler: kira, personel, muhasebe hizmeti, yazılım abonelikleri.
• Vergi ve prim ödemeleri: KDV, geçici vergi, muhtasar ve SGK primleri.
• Tahsilat vadeleri: satışların peşin mi, vadeli mi, pazaryeri hakedişiyle mi tahsil edileceği.

Planı hazırlarken satışların beklenenden geç başlayacağı ihtimalini de hesaba katmak gerekir. Ruhsatın gecikmesi, ilk müşterinin ödemeyi geciktirmesi ya da pazaryeri hakedişlerinin birkaç hafta sonra yatması gibi durumlar, ilk aylarda sıkça yaşanır. Sabit giderlerin birkaç ayını satış olmadan karşılayabilecek bir yedek tutarın ayrılması, bu gecikmelerin işletmeyi borçlanmaya zorlamasını önler.

KDV'nin nakit etkisi

KDV, satış tahsil edilmemiş olsa bile faturanın düzenlendiği dönemde beyan edilir ve ödenir. Vadeli satış yapan bir işletme, müşteriden henüz para almadan KDV'yi ödemek zorunda kalabilir. Tersine, ilk dönemde yüksek yatırım yapan bir işletmede indirilecek KDV birikir ve sonraki aylara devreder. Her iki durum da nakit planına yansıtılmalıdır.

Ayrı bir banka hesabı

İşletmenin parası ile işletme sahibinin kişisel parası ilk günden ayrılmalıdır. Ayrı bir ticari hesap, hem kayıtların düzenini hem de ileride yapılacak mutabakatları kolaylaştırır. Şirketlerde bu ayrım zaten hukuki bir zorunluluktur.

4. İşyerini ve adresi netleştirin

Vergi kaydında gösterilen adres, işin fiilen yapıldığı yer olmalıdır; vergi dairesi işe başlama sonrasında bu adreste yoklama yaparak faaliyetin varlığını tespit eder. Adreste faaliyet bulunmadığının tespiti, mükellefiyetin başlamamasına ya da sonradan sorgulanmasına yol açabilir.

• Kira sözleşmesi: İşyeri kiralanıyorsa sözleşme işletme adına yapılmalıdır. Kiraya veren gerçek kişiyse, kiracı işletme kira ödemesinden vergi kesintisi yapıp muhtasar beyannameyle bildirmekle yükümlü olabilir; bu, kira tutarının nasıl belirleneceğini de etkiler.
• Konut adresi: Bazı faaliyetler konutta yürütülebilir; ancak site yönetim planı, faaliyetin niteliği ve ruhsat koşulları önceden kontrol edilmelidir.
• Sanal ofis ve paylaşımlı ofis: Bu tür adreslerde faaliyetin fiilen yürütüldüğünü gösterecek sözleşme ve kullanım koşulları hazır bulundurulmalıdır.

5. Kayıt ve bildirimleri sırayla yapın

Resmî kayıtların sırası işletme türüne göre değişir; aşağıdaki tablo başlıca işlemleri ve nerede yapıldıklarını gösterir.

İşe başlama işlemlerinin ayrıntıları işe başlama ve mükellefiyet sayfasında yer alır.

6. Belge ve muhasebe düzenini kurun

Muhasebe düzeni ilk faturadan önce kurulmalıdır. İlk ayın belgeleri dağınık toplandığında hem kayıtlar gecikir hem de bazı giderlerin belgesi kaybolur.

• Hangi defter türüne tabi olunacağını mali müşavirle birlikte belirleyin.
• Mali müşavirle hizmetin kapsamını ve belge teslim düzenini gösteren yazılı bir sözleşme yapın.
• Kuruluş öncesinde yapılan harcamaların belgelerini ayrı bir dosyada toplayın.
• Satış belgesinin türünü (fatura, e-Arşiv, ÖKC fişi) satış kanalına göre önceden belirleyin.
• Kişisel harcamaları işletme hesabından yapmamayı bir kural hâline getirin.

7. Beyan takviminizi öğrenin

İşe başlandığı andan itibaren işletmenin hangi beyannameleri hangi dönemlerde vereceği bellidir ve bu takvim, faaliyet olmasa bile işlemeye başlar. KDV mükellefi olan bir işletme, ilk ayında hiç satış yapmamış olsa da KDV beyannamesi verir; buna uygulamada boş beyanname denir. Beyannamenin verilmemesi, işlem olmasa bile usulsüzlük cezasına konu olabilir.

Genel çerçeve şöyledir: KDV beyannamesi kural olarak aylık verilir. Personel çalıştıran ya da gerçek kişiye kira ve serbest meslek ödemesi yapan işletmeler, kestikleri vergileri muhtasar beyannameyle bildirir. Kazanç üzerinden üçer aylık dönemler hâlinde geçici vergi beyannamesi, yıl sonunda da gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesi verilir. Bu beyannamelerin belirli son günleri yıldan yıla değişebildiği için güncel tarihler vergi takvimi sayfasından izlenmelidir.

Beyannamelerin mali müşavir tarafından verilebilmesi için işletmenin bu yetkiyi resmî olarak tanımlaması gerekir. Yetkilendirme işe başlama sırasında yapılırsa ilk beyanname döneminde gecikme yaşanmaz. Ayrıca ilk aylarda tahakkuk eden vergi ve primlerin ödeme günlerinin nakit planına işlenmesi, gecikme faizine düşmemenin en basit yoludur.

Başlamadan önce son kontrol

• Faaliyet tanımı ve NACE kodu netleşti mi?
• Gerekli izin ve ruhsatların süresi biliniyor mu?
• İşletme türü seçildi mi ve gerekçesi yazılı mı?
• İlk altı ayın nakit planı hazır mı?
• İşyeri adresi faaliyete uygun ve sözleşmesi işletme adına mı?
• Vergi, sicil, oda ve SGK kayıtları tamamlandı mı?
• Elektronik tebligat ve e-belge kayıtları yapıldı mı?
• Ticari banka hesabı açıldı mı?
• Mali müşavirle belge teslim düzeni kararlaştırıldı mı?

Bu listedeki her soruya "evet" cevabı verilmeden işe başlanması mümkün olsa da, eksik kalan her madde ilk aylarda zaman ve para kaybı olarak geri döner. Yeni kurulan işletmelere özgü konular girişimler sayfasında ayrıca ele alınmaktadır.