Ay Sonu Kapanışında Yapılan Kontroller

Ay sonu kapanışı, o aya ait bütün belgeler deftere işlendikten sonra hesap bakiyelerinin defter dışındaki bir kaynakla karşılaştırılması ve bulunan farkların beyanname verilmeden önce düzeltilmesidir. Karşılaştırma dört ana noktada yapılır: banka hesapları ekstreyle, kasa fiilî sayımla, müşteri ve satıcı bakiyeleri karşı tarafın kayıtlarıyla, stoklar da sayım ve irsaliyelerle. Bu işi her ay düzenli yapan işletmede yıl sonunda büyük düzeltme kaydı çıkmaz, geçici vergi ve kurumlar vergisi dönemleri de daha sakin geçer.

Kapanış neden beyannameden önce yapılır?

Kapanış beyannameden önce yapılır, çünkü beyannameye giren rakamlar defterdeki bakiyelerden gelir ve beyanname verildikten sonra yapılan her düzeltme ek iş ve bazen ek maliyet demektir. KDV beyannamesi kural olarak aylık verildiği için hatalı ya da eksik kaydedilmiş bir alış faturası doğrudan indirilecek KDV tutarını etkiler. Sonradan fark edilen hata düzeltme beyannamesi gerektirebilir; durum ve zamanlamaya göre gecikme faizi veya ceza da gündeme gelebilir.

Kapanışın bir diğer işlevi, işletme sahibine güvenilir bir aylık tablo sunmaktır. Bakiyeleri doğrulanmamış bir mizandan çıkan kâr rakamı, karar almak için yeterince sağlam değildir.

Kontroller hangi sırayla yapılır?

Sıralama rastgele değildir; önce para hesapları, sonra cariler, en son stok ve tamamlayıcı kayıtlar ele alınır. Banka ve kasa doğrulanmadan cari mutabakata geçilirse, bir müşteriden gelen ödemenin yanlış hesaba işlendiği ancak sonradan fark edilir ve aynı iş iki kez yapılır. Pratikte izlenen sıra şöyledir:

1. Ayın bütün alış, satış ve gider belgelerinin kayda alındığını teyit etmek.
2. Banka ve kasa hesaplarını doğrulamak.
3. Müşteri ve satıcı bakiyelerini kontrol etmek.
4. Stok hareketlerini ve sayım sonuçlarını işlemek.
5. Personel, dönemsellik, stopaj ve KDV kayıtlarını tamamlamak.
6. Mizanı önceki ayla karşılaştırıp beklenmedik değişimleri sorgulamak.

Banka mutabakatı nasıl yapılır?

Banka mutabakatı, defterdeki banka hesabı bakiyesinin aynı tarihli banka ekstresindeki bakiyeyle karşılaştırılması ve aradaki her farkın tek tek açıklanmasıdır. Her banka ve her döviz hesabı için ayrı yapılır.

Adımlar

1. Ayın son gününe ait ekstreyi, mümkünse bankanın kurumsal internet şubesinden dosya olarak alın.
2. Ekstredeki her hareketi defterdeki karşılığıyla eşleştirin; tutar ve tarih birlikte kontrol edilmelidir.
3. Ekstrede olup defterde olmayan hareketleri listeleyin. Bunlar genellikle banka masrafı, komisyon, faiz, POS kesintisi ya da otomatik ödeme talimatlarıdır.
4. Defterde olup ekstreye henüz yansımamış hareketleri ayrı listeleyin. Vadesi gelmemiş çekler ve ay sonunda yapılan havaleler bu gruptadır.
5. Açıklanamayan fark sıfırlanana kadar kapanışı tamamlanmış saymayın.

Sık görülen farklar

• Bankanın kestiği masraf ve komisyonlar için dekont alınmamış olması.
• POS tahsilatlarının brüt tutarla değil, kesinti sonrası net tutarla hesaba geçmesi.
• Pazaryeri ya da sanal POS hakedişlerinin birkaç satışın toplamı olarak tek kalemde yatması.
• Döviz hesaplarında ay sonu kuruyla değerleme yapılmamış olması.

Kasa kontrolünde nelere bakılır?

Kasa kontrolünde defterdeki kasa bakiyesinin fiilî sayımla tutup tutmadığına ve hesabın hiçbir tarihte alacak bakiyesi verip vermediğine bakılır. Kasada olandan fazla para çıkamayacağı için kasa hesabının eksi bakiye vermesi, kayıtlarda bir hata ya da belgesiz bir giriş olduğunu gösterir.

Perakende satış yapan işletmelerde günlük ÖKC Z raporlarındaki nakit satış toplamı kasa girişleriyle karşılaştırılır. Kartlı satışlar kasaya değil bankaya gider; ikisinin karışması sık yapılan bir kayıt hatasıdır.

Fiilî durumla örtüşmeyen yüksek bir kasa bakiyesi de ayrı bir risk taşır. İncelemelerde böyle bir bakiye, paranın aslında ortaklara ya da işletme sahibine aktarıldığı yönünde değerlendirilebilir ve faiz hesaplanmasına konu olabilir. Bakiyenin neden yüksek olduğu, somut olaya göre mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.

Cari hesap mutabakatı nasıl yürütülür?

Cari hesap mutabakatı, müşteri ve satıcılarla aranızdaki bakiyenin iki tarafın kayıtlarında aynı olduğunun teyit edilmesidir. Her ay tüm cariler için gerekmeyebilir; ama işlem hacmi yüksek olan ve bakiyesi uzun süredir değişmeyen hesaplar düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Mutabakat mektubu

Karşı tarafa belirli bir tarih itibarıyla bakiyeyi bildiren ve teyit ya da itiraz isteyen yazıya mutabakat mektubu denir. Yanıtta fark çıkarsa, genellikle bir tarafa ulaşmamış fatura, iade faturası, kur farkı faturası ya da yanlış cariye kaydedilmiş bir ödeme bulunur.

Elektronik faturalarla karşılaştırma

e-Fatura kullanan işletmelerde, entegratör ya da GİB portalındaki gelen fatura listesi ile deftere kaydedilmiş alış faturaları karşılaştırılmalıdır. Sistemde görünüp kayıtlarda olmayan bir fatura, indirim hakkının kaçmasına ya da maliyetin eksik kalmasına yol açar. Tersi durumda, yani kayıtta olup sistemde görünmeyen bir faturada belgenin geçerliliği sorgulanmalıdır. Bu karşılaştırma, varsa Ba ve Bs bildirimlerinin tutarlılığını da kolaylaştırır.

Stok kontrolü nasıl yapılır?

Stok kontrolünde kayıtlardaki stok miktarının depodaki fiilî miktarla ve alış, satış belgeleriyle uyumlu olup olmadığına bakılır. Yıl sonunda envanter çıkarmak zorunludur; ay sonunda ise en azından yüksek tutarlı ve hızlı dönen kalemlerin sayılması önerilir.

İrsaliye ve fatura eşleşmesi

Mal girmiş ama faturası gelmemişse ya da fatura gelmiş ama mal henüz teslim alınmamışsa stok ve cari kayıtları kayar. Ay sonunda faturası beklenen irsaliyeler ve irsaliyesi beklenen faturalar ayrı bir listede izlenmelidir.

Fire, zayi ve sayım farkları

Sayım farkının nedeni araştırılmadan stok kaydı düzeltilmemelidir. Üretimden kaynaklanan fire, bozulma ya da kırılma gibi kayıplar belgelendirilmelidir; vergi açısından kabul görmesi için mevzuatın öngördüğü tespit usulüne uyulması gerekebilir. Açıklanamayan eksik stok ise belgesiz satış şüphesi doğurabilir.

Kapanışta yapılan diğer kayıtlar

Mutabakatlar bittikten sonra dönemin gerçek sonucunu gösterebilmek için bazı tamamlayıcı kayıtlar yapılır:

• Personel giderleri: Bordrodaki brüt ücret, işveren payları ve kesintiler ilgili gider ve borç hesaplarına aktarılır. Ayrıntısı bordro süreçleri sayfasında anlatılmaktadır.
• Dönemsellik: Birden fazla aya ait peşin ödenen kira veya sigorta gibi giderler ilgili aylara dağıtılır; tutarı belli olup faturası gelmemiş giderler tahakkuk ettirilir.
• Stopajlar: Gerçek kişiye ödenen işyeri kirası ya da serbest meslek ücreti gibi ödemelerde yapılan vergi kesintileri muhtasar beyana esas olacak şekilde ayrılır.
• Ortaklar cari hesabı: Ortağın işletmeye koyduğu ya da işletmeden aldığı tutarlar bu hesapta izlenir. Ay sonunda bakiyenin yönü ve tutarı kontrol edilmeli; ortağın işletmeye borçlu göründüğü bir bakiye uzun süre kapanmıyorsa faiz hesaplanması gerekip gerekmediği mali müşavirle değerlendirilmelidir.
• KDV hesapları: İndirilecek ve hesaplanan KDV bakiyeleri beyanname taslağıyla karşılaştırılır.
• Amortisman ve değerleme: Geçici vergi dönemlerinde amortisman payları ve dövizli kalemlerin değerlemesi dönem sonucuna yansıtılır. Ayrıntılar için amortisman sayfasına bakabilirsiniz.

Ay sonu kontrol tablosu

Tablodaki bilgilerin çoğu işletmeden gelir. Bu yüzden kapanışın hızı, belgelerin ve ekstrelerin mali müşavire ne kadar erken ulaştığına bağlıdır. Belgelerin ay içinde parça parça iletilmesi, kapanışı ayın ilk günlerinde bitirmeyi mümkün kılar.

Kapanış sonunda mali müşavirin işletmeye kısa bir özet iletmesi iyi bir uygulamadır: açıklanamayan farklar, eksik belgeler ve bir sonraki aya devreden sorular. Bu liste, bir sonraki kapanışın ilk maddesi olur. Defter tutma ve kapanış hizmetinin genel çerçevesi muhasebe ve defter tutma sayfasında yer alır.