Mali Müşavirle Çalışırken Belge Akışı Nasıl Kurulur?

İşletme ile mali müşavir arasında düzenli bir belge akışı; hangi belgenin, kim tarafından, hangi kanaldan ve ne zamana kadar paylaşılacağının çalışmanın başında yazılı olarak belirlenmesiyle kurulur. Belgeler ay içinde parça parça ve hep aynı kanaldan geldiğinde kayıtlar zamanında yapılır, ay sonu kapanışı hızlanır ve beyannameler son güne sıkışmaz. Tersine, belgeler ay sonunda toplu ve farklı kanallardan geldiğinde hem eksik kalma ihtimali artar hem de hataların fark edilmesi beyanname sonrasına kalabilir.

Hangi belgeler düzenli olarak paylaşılmalı?

Paylaşılması gereken belgeler işletmenin faaliyetine göre değişir; ancak çoğu işletme için temel liste aşağıdaki gibidir. Elektronik belgelerin bir kısmı, mali müşavire sistemlerde görüntüleme yetkisi verilerek ayrıca gönderilmeye gerek kalmadan paylaşılabilir.

En çok gözden kaçan belgeler

Uygulamada en sık eksik kalan belgeler, ana faaliyetle doğrudan ilgili görünmeyen işlemlere ait olanlardır: yurt dışından satın alınan yazılım abonelikleri, kredi kartıyla yapılan internet alımları, ortağın işletmeye koyduğu ya da işletmeden çektiği paralar, sigorta poliçeleri ve sabit kıymet alımları. Bunların bir kısmı vergi kesintisi ya da sorumlu sıfatıyla beyan gibi ayrı yükümlülükler doğurabildiği için ayrıca sorulmalı ve takip edilmelidir.

Paylaşım kanalı nasıl seçilmeli?

Belgeler için tek bir paylaşım kanalı belirlenmeli ve iki taraf da yalnızca o kanalı kullanmalıdır. Bir faturanın e-postayla, diğerinin mesajlaşma uygulamasıyla, bir başkasının elden gelmesi, hangi belgenin ulaştığının takibini zorlaştırır.

Ortak klasör yapısı

Ortak bir dijital klasör kullanılacaksa, yapının baştan sabitlenmesi işi kolaylaştırır. Örnek bir yapı şöyle olabilir:

• Yıl klasörü, onun altında ay klasörleri.
• Her ayın altında: alışlar, giderler, banka, personel, sözleşmeler ve resmî yazılar.
• Dosya adlarında tarih, belge türü ve karşı taraf: örneğin tarih_fatura_firmaadı.
• Mali müşavirin işlediği belgeleri ayırmak için ayrı bir "işlendi" klasörü.

Fotoğrafla gönderilen belgeler

Mesajlaşma uygulamasıyla gönderilen fotoğraflar hızlı bir çözüm gibi görünse de okunaksız, kırpılmış ya da birden fazla kez gönderilmiş belgeler sorun yaratır. Ayrıca kâğıt belgenin fotoğrafı, belgenin aslının saklanması yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Fotoğraf gönderilecekse belgenin tamamı net görünmeli ve asıl belge de dönem sonunda teslim edilmelidir.

Takvim: hangi bilgi ne zaman iletilir?

Belge akışının takvimi, beyanname dönemlerinden geriye doğru kurulur. Amaç, mali müşavirin bir ayın belgelerini, o aya ait beyannamelerin son gününden yeterince önce eksiksiz elinde bulundurmasıdır.

1. Ay içinde: Kâğıt belgeler belirli aralıklarla iletilir; elektronik belgeler zaten yetkiyle görülür.
2. Ayın son günü: Puantaj, kasa sayımı ve stok bilgisi hazırlanır.
3. Ayın ilk günleri: Banka hareketleri ve kalan belgeler tamamlanır; mali müşavir eksik listesini işletmeye iletir.
4. Beyanname öncesi: Tahakkuk edecek vergi ve primlerin özeti işletmeye bildirilir, ödeme planı yapılır.

Bu takvimin tek istisnası personel girişleridir. İşe giriş bildirgesi çalışan işe başlamadan önce verilmesi gerektiği için yeni personel bilgisi ay sonunu beklemeden, başlama tarihinden önce iletilmelidir. Bu konunun ayrıntıları bordro sayfasında yer alır.

Sorumluluklar ve iletişim nasıl paylaşılır?

Belge akışının sürmesi için her iki tarafta da bir sorumlu kişinin belirlenmesi gerekir. İşletmede bu kişi belgelerin toplanmasından ve soruların cevaplanmasından, mali müşavir tarafında ise kayıtların yapılmasından ve eksiklerin bildirilmesinden sorumludur.

Soru listesi yöntemi

Açıklama gerektiren banka hareketleri, belgesi bulunamayan ödemeler ya da kime ait olduğu anlaşılamayan tahsilatlar için tek tek mesaj göndermek yerine, ay sonunda tek bir soru listesi hazırlanması işi kolaylaştırır. İşletme listeyi tek seferde cevaplar, cevaplar da kayıtlara açıklama olarak eklenir. Bu liste, ileride bir inceleme ya da denetimde işlemlerin geriye dönük açıklanmasında da işe yarar.

Yazılı sözleşme

3568 sayılı Kanun kapsamında mesleki faaliyet gösteren mali müşavir ile işletme arasındaki ilişki yazılı bir hizmet sözleşmesine dayanır. Sözleşmede hizmetin kapsamının yanında belgelerin hangi sürede ve hangi yolla teslim edileceği, defterlerin nerede saklanacağı ve geç teslim edilen belgelerin sonuçlarının kime ait olacağı açıkça yazılmalıdır. Çalışma düzenine ilişkin genel yaklaşım çalışma yaklaşımı sayfasında anlatılmaktadır.

Çalışmanın başında devir teslim

Belge akışı, yeni bir mali müşavirle çalışmaya başlarken yapılan devir tesliminin düzgün olmasıyla başlar. Önceki dönemlere ait bilgiler eksik devralınırsa, ilk aylarda yapılan kayıtlar da eksik bir zemine oturur. Devir sırasında genellikle şu bilgi ve belgeler istenir:

• Son kapanan dönemin mizanı, bilançosu ve gelir tablosu.
• Önceki dönemlere ait beyanname ve tahakkuk listeleri, ödenmemiş borç varsa dökümü.
• Kâğıt defterlerin ya da e-Defter dosyalarının ve beratlarının nerede saklandığı.
• Sabit kıymet listesi ve kalan amortisman tutarları.
• Devreden KDV, geçmiş yıl zararı gibi sonraki dönemlere aktarılan tutarlar.
• Devam eden inceleme, uzlaşma ya da dava gibi açık konular.
• Elektronik sistemlerdeki yetkilerin eski mali müşavirden alınıp yenisine tanımlanması.

Devir teslimin bir tutanakla yapılması, hangi belgenin kimde olduğunu ve hangi dönemden itibaren kimin sorumlu olduğunu açıkça gösterir. Meslek mensuplarının birbirleri arasındaki devir ilişkisine dair meslek kuralları da bulunduğundan süreç, iki meslek mensubu arasında yazılı iletişimle yürütülmelidir. Yetkilerin eski mali müşavirde açık kalması, hem bilgi güvenliği hem de sorumluluğun belirsizleşmesi açısından sorun yaratabilir.

Gizlilik ve kişisel veriler

Mali müşavire iletilen belgelerin önemli bir kısmı kişisel veri içerir: personelin kimlik ve ücret bilgileri, müşterilerin adres ve iletişim bilgileri, sağlık raporları. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu verilerin işlenmesi ve aktarılması konusunda hem işletmeye hem de mali müşavire yükümlülükler getirir. Meslek mensupları ayrıca meslek mevzuatı gereği sır saklama yükümlülüğü altındadır.

• Paylaşım kanalına erişim yalnızca ilgili kişilerle sınırlandırılmalıdır.
• Personel aydınlatma metinlerinde verilerin mali müşavire aktarıldığı belirtilmelidir.
• Gereğinden fazla veri, örneğin işle ilgisi olmayan sağlık bilgileri, paylaşılmamalıdır.
• Çalışma sona erdiğinde belgelerin iadesi ve elektronik kopyaların durumu yazılı olarak belirlenmelidir.

Sık aksayan noktalar ve çözüm önerileri

• Belgelerin ay sonunda toplu gelmesi: Haftalık ya da iki haftalık teslim günü belirlenebilir.
• Banka ekstresinin eksik gelmesi: Bütün hesapların, kullanılmayanlar dahil, listesi çıkarılıp her ay kontrol edilebilir.
• Yeni personelin geç bildirilmesi: İşe alım sürecine "mali müşavire bildir" adımı eklenebilir.
• Tebligatların fark edilmemesi: Elektronik tebligat adresine gelen bildirimler için sorumlu kişi atanabilir.
• Kişisel ve işletme harcamalarının karışması: İşletme harcamaları için ayrı kart ve hesap kullanılabilir.

Bu düzen bir kez kurulduğunda, işletmenin mali müşavirle iletişimi büyük ölçüde rutin hâline gelir ve zaman, kayıtların yorumlanmasına ve işletmenin sorularına ayrılabilir. Belge türlerine ilişkin örnekler formlar ve belgeler sayfasında bulunur.