E-Ticaret İşletmeleri

E-ticarette muhasebe açısından neler öne çıkar?

Kendi sitesinden satış yapan bir işletmede en çok dikkat isteyen konu, her siparişin faturası, tahsilatı ve sevkiyatının birbiriyle eşleşmesidir. Sipariş yazılımı, ödeme kuruluşu ve kargo firması ayrı kayıt tutar; muhasebe ise bu kaynakların aynı satışı anlattığını gösterebilmelidir. Eşleşme kurulmadığında satış hasılatı ile banka girişleri arasında açıklanamayan farklar birikir.

İkinci konu faturalandırmadır. Nihai tüketiciye yapılan internet satışlarında belge genellikle e-arşiv fatura olarak, internet satışına özgü bilgiler (ödeme şekli, gönderim tarihi, taşıyıcı bilgisi gibi) eklenerek düzenlenir. Alıcı e-fatura mükellefiyse belge e-fatura olarak kesilir. Hangi belgenin kullanılacağı ve hangi alanların zorunlu olduğu e-fatura ve e-arşiv süreçlerinin parçasıdır. Bunun yanında internet üzerinden satış yapan işletmelerin Ticaret Bakanlığının Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS) kaydıyla ilgili yükümlülükleri de ayrıca takip edilmelidir.

Hangi belgeler ve kayıtlar tutulmalı?

Belge düzeni, satışın her aşamasında iz bırakacak şekilde kurulmalıdır. Aşağıdaki tablo e-ticarette düzenli arşivlenmesi gereken başlıca belgeleri gösterir.

Ödeme kuruluşları tahsilatı çoğunlukla brüt değil, komisyon ve taksit farkını düşerek net olarak aktarır. Kayıtta satış fatura tutarıyla, kesinti ise ayrı bir gider olarak gösterilmelidir. Net tutarın satış gibi kaydedilmesi hem hasılatı hem gideri eksik gösterir.

İadeler ve iptaller

Mesafeli satışlarda cayma hakkı nedeniyle iade sık görülür. İade edilen ürünün stoka geri alınması, hasılatın düzeltilmesi ve ödeme kuruluşu üzerinden yapılan geri ödemenin eşleştirilmesi aynı dönem içinde tamamlanmalıdır. Nihai tüketiciden gelen iadelerde kullanılacak belge, alıcının fatura düzenleme durumuna göre değişebilir; bu nokta işletme bazında netleştirilmelidir.

Tedarikçinin doğrudan gönderdiği siparişler

Bazı e-ticaret işletmeleri stok tutmaz; sipariş alındığında ürünü tedarikçi doğrudan müşteriye gönderir. Bu modelde de satış faturasını müşteriye satıcı işletme düzenler, tedarikçi ise satıcı işletmeye alış faturası keser. Ürün işletmenin deposuna hiç girmese de alış ve satış aynı mal için iki ayrı belgeyle kayda alınır. Tedarikçinin faturası gecikirse satılan malın maliyeti eksik görünür; bu yüzden alış faturalarının satışla aynı dönemde toplanması gerekir. Tedarikçi yurt dışındaysa ve mal müşteriye gümrük üzerinden geliyorsa, satışın kim adına ithal edildiği ve vergilerin kim tarafından ödendiği ayrıca değerlendirilmelidir. Bu model, sözleşme yapılmadan ve belge akışı netleştirilmeden başlatıldığında kayıtlarda en çok soru üreten yapılardan biri hâline gelir.

Uygulamada sık yapılan hatalar

• Banka hesabına geçen net tutarı satış hasılatı kabul edip komisyonları hiç kaydetmemek.
• Müşteriden alınan kargo bedelini faturada göstermemek ya da kargo firmasının faturalarını ait olduğu döneme kaydetmemek.
• Stok sayımı yapmadan yılı kapatmak; bu durumda satılan malın maliyeti tahmine dayanır.
• İşletme tahsilatlarını kişisel banka hesabıyla karıştırmak.
• Yurt dışına yapılan küçük gönderileri yurt içi satış gibi faturalamak.

Örnek bir durum

Örneğin el yapımı ürünlerini kendi internet sitesinden satan bir şahıs işletmesi düşünelim. Tahsilatı bir ödeme kuruluşu üzerinden alıyor, siparişleri anlaşmalı bir kargo firmasıyla gönderiyor. Ay sonunda banka hesabına giren tutar kesilen faturaların toplamından düşük çıkıyor. Fark incelendiğinde komisyon kesintileri, henüz aktarılmamış taksitli satışlar ve iki iade işlemi görülüyor. Bu kalemler ayrı ayrı kayda alındığında hasılat, gider ve alacak hesapları birbirini tutuyor. Ödeme kuruluşu raporunun her ay faturalarla karşılaştırılması bu tür farkların birikmesini önlüyor.

Yurt dışına satış ve teşvikler hakkında

Yurt dışındaki tüketiciye küçük paketlerle yapılan satışlarda elektronik ticaret gümrük beyannamesi gibi özel gümrük usulleri kullanılabilir. Bu durumda belge düzeni ve KDV uygulaması yurt içi satıştan farklılaşır. Ayrıca evde üretilen ürünlerin internetten satışını kapsayan esnaf muaflığı ve genç girişimcilere yönelik kazanç istisnası gibi düzenlemeler bulunmaktadır. Bu imkânların şartları ve sınırları zaman içinde değişebildiğinden uygulanmadan önce güncel mevzuat kontrol edilmelidir. Satışların önemli bir kısmı yurt dışınaysa ithalat ve ihracat sayfası, bir kısmı platformlar üzerinden yapılıyorsa pazaryeri satıcıları sayfası da incelenebilir.

İlgili hizmetler

E-ticaret faaliyetine başlarken vergi kaydının açılması işe başlama ve mükellefiyet sürecinde yapılır. Sonraki aylarda kayıt düzeni ve ödeme kuruluşu mutabakatları muhasebe ve defter tutma kapsamında yürütülür.