Yeni Kurulan Girişimler

Girişimlerde muhasebe neden erken başlamalı?

Yeni kurulan bir girişimde muhasebe ilk satıştan önce başlamalıdır, çünkü kuruluş aşamasında verilen kararlar sonraki yatırım turlarında ve pay devirlerinde yeniden karşıya çıkar. Kurucular arasındaki pay dağılımı, sermayenin ne zaman ve nasıl ödeneceği, kurucuların şirkete verdiği borçlar ve kuruluş öncesi yapılan harcamalar, bir yatırımcının ilk inceleyeceği konular arasındadır.

Şirket türü ve kuruluş kararları

Girişimler genellikle limited veya anonim şirket olarak kurulur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na göre limited şirkette pay devri yazılı sözleşme, noter onayı ve kural olarak genel kurul onayı gerektirir. Anonim şirkette pay devri daha esnektir ve yatırım sözleşmelerinde sık görülen farklı haklara sahip pay grupları bu yapıda daha yaygın uygulanır. Dış yatırım alınması planlanıyorsa bu farklar kuruluştan önce değerlendirilmelidir. Şirket türü sonradan değiştirilebilir, ancak tür değişikliği ayrı bir genel kurul, tescil ve muhasebe süreci gerektirir; bu nedenle ilk tercihin birkaç yıllık planla birlikte yapılması pratik bir yaklaşımdır. Kuruluşun pratik adımları şirket kuruluş işlemleri sayfasında anlatılır.

Kuruluş öncesi harcamalar ve sermaye

Şirket kurulmadan önce kurucuların kendi adlarına yaptıkları alan adı, yazılım aboneliği ya da prototip malzemesi gibi harcamalar, şirket adına düzenlenmiş belge olmadığı için doğrudan şirket gideri olarak kaydedilemeyebilir. Kuruluştan sonra alımların şirket adına faturalanması bu sorunu ortadan kaldırır. Taahhüt edilen sermayenin ödenmesi ve kurucuların şirkete verdiği borçların ortaklar cari hesabında izlenmesi de baştan düzenli tutulmalıdır.

Yatırım turları ve pay hareketleri

Bir yatırımcının şirkete kaynak aktarması sermaye artırımı, mevcut payların devri veya ileride paya dönüşecek yapılar gibi farklı yollarla gerçekleşebilir. Her yolun muhasebe kaydı ve ticaret sicili işlemleri farklıdır. Sermaye artırımında artan sermaye tescil edilir; payların itibari değerinin üzerinde ödenen tutar pay ihraç primi olarak ayrıca kayda alınır. Bir kurucunun kendi payını devretmesi ise şirketin değil, payı devreden kişinin vergisel durumunu ilgilendirir.

Şahıs işletmesi olarak başlayan genç girişimcilere yönelik kazanç istisnası, girişimlere yatırım yapan bireysel yatırımcılara yönelik vergisel düzenlemeler ve teknoloji girişimlerine sağlanan kamu destekleri bulunmaktadır. Bunların şartları ve kapsamı dönemsel olarak değiştiğinden başvuru öncesinde güncel düzenleme kontrol edilmelidir.

Hibe ve desteklerin izlenmesi

KOSGEB veya diğer kamu kurumlarından alınan destekler, desteğin türüne göre farklı kaydedilir. Geri ödemesiz destekler ile geri ödemeli destekler aynı hesapta izlenmemelidir. Destek kapsamındaki harcamaların belgeleri, destek veren kurumun istediği raporlama düzenine uygun dosyalanmalıdır; çünkü aynı belge hem muhasebede hem destek denetiminde kullanılır.

Kurucuların şirkette çalışması

Erken dönem girişimlerde kurucular çoğu zaman ücret almadan ya da düzensiz ödemelerle şirkette çalışır. Kurucuya yapılan her ödemenin ücret mi, ortaklar cari hesabından borç iadesi mi yoksa kâr payı mı olduğu belirlenmeden kayda alınması, sonraki dönemlerde düzeltilmesi zor karışıklıklara yol açar. Limited şirket ortakları ile anonim şirkette yönetim kurulu üyesi olan ortakların sosyal güvenlik durumu 5510 sayılı Kanun kapsamında ayrıca değerlendirilir ve bordrolu çalışma tercihiyle birlikte ele alınmalıdır. Kurucuların şirkete ait işleri kişisel hesaplarından yürütmesi yerine şirket hesabı ve şirket kartı kullanılması, harcamaların belgelendirilmesini de kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

• Kurucuların kişisel kartlarıyla şirket harcaması yapıp belgeleri şirket adına almamak.
• Kurucuların şirkete aktardığı paraların sermaye ödemesi mi borç mu olduğunu belirlemeden kaydetmek.
• Yatırımcı sunumundaki rakamlarla muhasebe kayıtlarının birbirini tutmaması.
• Gelir olmadığı gerekçesiyle beyannameleri geç vermek; faaliyet olmasa da beyan yükümlülüğü sürer.
• Şirkette çalışan kurucular için sözleşme veya bordro düzeni kurmamak.

Örnek bir durum

Örneğin üç kurucunun bir mobil uygulama geliştirmek için kurduğu bir anonim şirket düşünelim. Kuruluştan önceki aylarda kurucular sunucu ve tasarım harcamalarını kendi kartlarıyla ödemiş. Kuruluştan sonra şirket bir hızlandırma programından destek alıyor, ardından bir melek yatırımcıyla görüşmeye başlıyor. Yatırımcının istediği mali bilgiler hazırlanırken kurucuların şirkete aktardığı paraların bir kısmının borç, bir kısmının sermaye ödemesi olduğu, ancak kayıtlarda ayrılmadığı görülüyor. Ortaklar cari hesabı ile sermaye hesabı ayrıştırılıp destek harcamaları ayrı izlendiğinde yatırımcıya sunulan tablo kayıtlarla tutarlı hâle geliyor.

İlişkili hizmetler ve sayfalar

Kuruluş sonrası vergi kaydı ve ilk beyannameler işe başlama ve mükellefiyet sürecinde netleşir. Yatırımcıya sunulacak mali tablolar ve nakit akışı raporları mali tablolar ve raporlama kapsamında hazırlanır. Yazılım alanında kurulan girişimler için yazılım ve teknoloji sayfası teknokent ve hizmet ihracatı konularını ayrıca ele alır.