Danışmanlık Firmaları

Danışmanlık işlerinde muhasebeyi farklılaştıran nedir?

Danışmanlık işlerinde muhasebeyi farklılaştıran, gelirin bir ürün tesliminde değil, zamana ve aşamalara yayılan bir hizmette doğmasıdır. Bir yönetim danışmanlığı projesi aylarca sürebilir, bedel aşamalar hâlinde ödenebilir ve proje sırasında yapılan seyahat ya da konaklama giderleri müşteriye ayrıca yansıtılabilir. Bu yapı, hangi tutarın ne zaman faturalanacağını ve hangi giderin kime ait olduğunu büyük ölçüde sözleşmeye bağlar.

Danışmanlık şahıs olarak serbest meslek kazancı şeklinde yürütülebileceği gibi bir şirket çatısı altında ticari kazanç olarak da yürütülebilir. Bu sayfa ağırlıklı olarak çalışanı veya alt danışmanları bulunan, kurumsal müşterilere hizmet veren yapıları ele alır. Tek başına çalışan danışmanlar için serbest meslek erbabı sayfası daha uygun bir başlangıçtır.

Sözleşme, faturalama ve tevkifat

Danışmanlık sözleşmesi muhasebe açısından en önemli belgedir. Bedelin sabit mi, saat bazlı mı yoksa aşama bazlı mı belirlendiği, masrafların ayrıca yansıtılıp yansıtılmayacağı ve ödeme planı sözleşmeden okunur. İmzalanan sözleşmeler damga vergisine konu olabileceğinden sözleşmenin düzenlenme biçimi de sonuç doğurur.

Danışmanlık ve denetim hizmetleri, KDV mevzuatında belirli alıcılara yapıldığında KDV tevkifatı uygulanan hizmetler arasında yer alır. Kamu kurumları ve mevzuatta belirlenen bazı işletmeler faturadaki KDV'nin bir kısmını kendisi beyan eder. Bu durumda fatura tevkifatlı düzenlenir ve danışmanlık firmasının tahsil edeceği KDV tutarı buna göre değişir. Alıcının bu kapsamda olup olmadığı fatura kesilmeden önce kontrol edilmelidir.

Masrafların müşteriye yansıtılması

Proje sırasında müşteri için yapılan yol, konaklama ve benzeri harcamaların nasıl ele alınacağı sözleşmeye göre değişir. Masraflar danışmanlık bedeline dahil edilmişse firmanın kendi gideri olarak kalır. Ayrıca yansıtılacaksa müşteriye fatura edilir ve yansıtma faturası harcama belgeleriyle desteklenir. İki yaklaşımın karıştırılması, aynı giderin hem firma gideri hem müşteriye yansıtılan tutar olarak görünmesine neden olabilir.

Eğitim ve seminer veren danışmanlık firmaları

Danışmanlık firmalarının önemli bir kısmı kurumlara eğitim, seminer veya atölye çalışması da düzenler. Bu işlerde gelir, katılımcı başına ücret ya da kurum adına toplu bedel olarak doğabilir. Kurumsal müşteriye verilen eğitim için kurum adına fatura düzenlenir; bireysel katılımcılardan alınan ücretlerde ise her katılımcı için belge düzenlenmesi gerekir. Salon kiralama, ikram ve eğitim materyali gibi giderler ilgili eğitimin maliyeti olarak izlenirse her programın kârlılığı ayrı görülebilir. Eğitimi firmanın dışından bir eğitmen veriyorsa, eğitmenin şirket mi yoksa serbest meslek erbabı mı olduğuna göre fatura veya serbest meslek makbuzu alınır; ikinci durumda stopaj yükümlülüğü doğar. Kamu kurumlarına verilen eğitimlerde ise alıcının tevkifat kapsamında olup olmadığı yine ayrıca kontrol edilir.

Yurt dışındaki müşterilere danışmanlık

Yurt dışındaki bir şirkete verilen danışmanlık hizmeti, hizmetten yurt dışında yararlanılması gibi şartlar sağlanırsa KDV açısından hizmet ihracatı istisnası kapsamında değerlendirilebilir. Danışmanlığın Türkiye'deki bir tesis, şube veya varlıkla ilgili olması hâlinde yararlanmanın nerede gerçekleştiği tartışmalı hâle gelebilir. Bu nedenle sözleşmede hizmetin konusu ve teslim biçimi açık yazılmalı, raporların kime ve nereye teslim edildiği belgelenmelidir.

Belge ve kayıt düzeni

• Müşteri sözleşmeleri ve ek protokoller.
• Proje bazında açılmış gelir ve gider takibi.
• Saat bazlı işlerde müşteri onaylı çalışma çizelgeleri.
• Alt danışmanlardan alınan faturalar veya serbest meslek makbuzları.
• Seyahat ve konaklama belgeleri ile masraf yansıtma faturaları.
• Yurt dışı müşteriler için hizmet ihracatı şartlarını gösteren sözleşme ve banka kayıtları.

Sık görülen hatalar

• Tamamlanan aşamanın faturasını tahsilata kadar bekletmek. Ticari kazançta gelir, kural olarak hizmetin tamamlandığı dönemde doğar.
• Tevkifat kapsamındaki bir alıcıya tam KDV'li fatura düzenlemek.
• Serbest çalışan alt danışmanlara yapılan ödemelerde stopaj yükümlülüğünü atlamak.
• Müşteri adına yapılan masrafları hem gider yazıp hem müşteriye yansıtmak.

Örnek senaryo

Örneğin üretim firmalarına süreç iyileştirme danışmanlığı veren bir limited şirket düşünelim. Şirket bir kamu kuruluşuyla üç aşamalı bir proje imzalıyor ve proje boyunca başka bir şehirde saha çalışması yapıyor. Her aşama tamamlandığında fatura düzenleniyor; alıcı tevkifat kapsamında olduğu için faturalar tevkifatlı kesiliyor. Saha çalışmasındaki konaklama giderleri sözleşme gereği ayrıca yansıtıldığından bu harcamalar belgeleriyle birlikte ayrı bir yansıtma faturasına konu oluyor. Projede görev alan serbest çalışan bir uzmana yapılan ödemelerde ise stopaj kesilip muhtasar beyannameyle bildiriliyor.

İlişkili hizmetler

Proje bazlı kayıt düzeni muhasebe ve defter tutma kapsamında kurulur. Tevkifatlı faturalar ve muhtasar beyan yükümlülükleri vergi beyanname süreçleri ile birlikte takip edilir. Bireysel danışmanlığını şirket yapısına taşımayı düşünenler limited şirket kuruluşu sayfasına bakabilir.