Ticaret İşletmeleri

Ticaret işletmelerinde muhasebenin merkezinde ne var?

Toptan veya perakende mal alıp satan bir işletmede muhasebenin merkezinde stok vardır. Dönem kârı, satış hasılatından satılan malın maliyeti düşülerek bulunur; satılan malın maliyeti ise alışlar ile dönem başı ve dönem sonu stoklarından hesaplanır. Bu yüzden stok kaydındaki her hata doğrudan kâra yansır.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu, bilanço esasına göre defter tutan işletmelerin yıl sonunda envanter çıkarmasını ve stoklarını kanunda belirtilen ölçülerle değerlemesini ister. Fiilî sayımla kayıtlardaki miktarın uyuşmaması, vergi incelemelerinde sıkça sorgulanan bir konudur.

Belge düzeni: faturadan irsaliyeye

Mal sevk edilirken irsaliye düzenlenmesi ve faturanın kanuni süresi içinde kesilmesi gerekir. e-İrsaliye kapsamına giren işletmeler bu belgeyi elektronik ortamda düzenler. Kapsamın belirlenmesi e-dönüşüm süreçleriyle birlikte yapılır.

İskontolar, ciro primleri ve iadeler

Ticarette tedarikçilerden alınan ciro primleri ve dönem sonu iskontoları sık görülür. Faturada yer alan iskonto alış bedelini azaltır. Dönem sonunda ayrıca verilen primler ise belgeleme biçimine göre farklı kaydedilir ve KDV açısından ayrıca değerlendirilir. Bu kalemler sözleşmeye ve belgeye dayandırılmadığında malın maliyeti olduğundan yüksek ya da düşük görünür. Müşteriden geri gelen mallar için de iade belgesinin düzenlenmesi ve stoka geri alış kaydı aynı dönem içinde yapılmalıdır.

Konsinye ve emanet mallar

Bazı ticaret işletmeleri malı satılınca ödemek üzere tedarikçiden alır ya da kendi malını satılınca tahsil etmek üzere bayilere bırakır. Konsinye olarak teslim edilen mal, satılana kadar gönderenin stokunda kalır ve satış o anda gerçekleşmiş sayılmaz. Bu malların ayrı bir hesapta izlenmemesi, yıl sonu sayımında başkasına ait malın işletme stoku gibi görünmesine ya da işletmeye ait malın sayımdan düşmesine yol açar. Konsinye sözleşmesi ve sevk belgeleri bu nedenle dosyada saklanmalıdır.

Vadeli satış ve alacak takibi

Vadeli satış yapan işletmelerde alacakların vade ve gecikme sürelerine göre yaşlandırılarak izlenmesi gerekir. Tahsili şüpheli hâle gelen alacaklar için Vergi Usul Kanunu'nda belirli şartlarla karşılık ayrılmasına imkân veren hükümler bulunur; alacağın dava veya icra takibine konu edilmiş olması gibi şartlar aranır. Şartlar sağlanmadan ayrılan karşılık vergi açısından kabul görmeyebilir. Müşteriden alınan çek ve senetlerin vadesi, cirosu ve akıbeti de ayrıca takip edilmelidir.

Perakende satışta belge ve kasa düzeni

Perakende satış yapan mağazalarda satış belgesi, nihai tüketiciye yapılan satışlarda ÖKC fişi ya da e-arşiv fatura, işletmelere yapılan satışlarda fatura veya e-faturadır. Gün sonunda ÖKC'den alınan Z raporu, nakit ve kartlı satışları ayrı ayrı gösterir. Kasadaki nakit ile Z raporundaki nakit satış tutarının her gün karşılaştırılması, kasa farkının biriktirilmeden yakalanmasını sağlar.

Kartlı satışlarda banka, tahsilatı komisyonunu düşerek ve taksit sayısına göre farklı tarihlerde hesaba geçirir. Bu nedenle kartlı satışlar satış günü hasılat olarak, bankadan alacak olarak kaydedilir; para hesaba geçtiğinde alacak kapanır. Banka komisyonları ise bankanın düzenlediği belgeye dayanarak gider yazılır. Mağaza içinde kullanılan hediye çekleri ve iade karşılığı verilen alışveriş kuponları da satış ve hasılat kayıtlarında ayrıca izlenmelidir.

Sık yapılan hatalar

• Fiilî sayım yapmadan yıl sonu stokunu geçmiş yıllardaki kâr oranına göre tahmin etmek.
• Faturasız mal alıp stoka almak ya da faturasız satış yapmak.
• Aynı malı stok kartlarında farklı adlarla tanımlamak.
• Kasa hesabında fiilen bulunmayan yüksek bakiyeler bırakmak.
• Fire ve zayi olan malı belgesiz şekilde stoktan düşmek.

Uygulamadan örnek

Örneğin yapı malzemesi satan, hem ustalara hem bireysel müşterilere çalışan bir toptancı düşünelim. Yıl sonu sayımında bazı ürünlerde kayıtlardan fazla, bazılarında eksik mal çıkıyor. İnceleme sonucunda eksiklerin bir kısmının irsaliyesiz sevkiyatlardan, fazlaların ise aynı ürünün iki farklı stok kartıyla takip edilmesinden kaynaklandığı görülüyor. Stok kartları birleştirilip sevkiyat ile faturalama arasındaki bağ kurulunca sonraki dönemde sayım farkları belirgin biçimde azalıyor; kalan farklar tutanakla belgelenip kayda alınıyor.

İlişkili hizmetler

Stok ve alacak takibinin kurulması muhasebe ve defter tutma hizmetinin, yıl sonu envanteri ve değerleme ise mali tablolar ve raporlama çalışmasının parçasıdır. Stok ve kasa farkları vergi incelemesi sırasında sorulan başlıca konular arasında yer alır. Yurt dışından mal getiren ticaret işletmeleri için ithalat ve ihracat sayfası da incelenebilir.