Profesyonel Hizmet Büroları

Büro düzeninde çalışan meslek mensuplarında öne çıkan konular

Hekim, avukat, mimar ve mühendis gibi meslek mensuplarının büro faaliyetleri kural olarak serbest meslek kazancı olarak vergilendirilir. Tahsilat esası, serbest meslek makbuzu ve stopaj gibi temel kurallar serbest meslek erbabı sayfasında anlatılmıştır. Büro düzeninde bunlara başka konular eklenir: müşteri adına yapılan masraflar, büro kirası ve personel, birden fazla meslek mensubunun aynı büroyu paylaşması ve bazı mesleklerde birden fazla gelir türünün bir arada bulunması.

Müşteri adına yapılan masraflar

Avukatlık bürolarında müvekkilden dava harcı, bilirkişi ücreti veya tebligat gideri için alınan masraf avansı avukatın geliri değildir. Bu tutar müvekkil adına yapılacak ödemeler için emanet olarak alınır ve ayrı izlenmelidir. Avansın harcanan kısmı belgeleriyle müvekkile hesaplanır, artan kısım iade veya mahsup edilir. Vekâlet ücreti ise serbest meslek makbuzuyla gelir olarak kaydedilir.

Mimarlık ve mühendislik bürolarında da benzer bir ayrım vardır. Proje onayı için belediyeye ya da meslek odasına müşteri adına ödenen bedeller, büronun hizmet bedelinden ayrı tutulmalıdır. Bu ayrım yapılmadığında hem gelir hem gider olduğundan yüksek görünür.

Mimarlık ve mühendislik bürolarında aşamalı tahsilat

Mimar ve mühendisler çoğu zaman bir projenin bedelini aşamalar hâlinde tahsil eder: ön tasarım, uygulama projesi ve yapım sürecindeki kontrol hizmeti farklı tarihlerde ödenebilir. Serbest meslek kazancında tahsilat esası geçerli olduğu için her ödeme alındığında makbuz düzenlenir; projenin tamamlanmasını beklemek gerekmez. Sözleşme imzalanırken alınan avans da tahsil edildiği anda makbuza bağlanır. Büyük projelerde alt disiplinlerin, örneğin statik veya tesisat projelerinin başka meslek mensuplarına yaptırılması yaygındır. Bu durumda alt hizmeti veren meslek mensubunun makbuzu alınır ve ödeme yapılırken stopaj yükümlülüğü dikkate alınır. Kamu ihalelerine katılan bürolarda ise iş bitirme belgeleri ile muhasebe kayıtlarındaki hasılatın birbiriyle tutarlı olması ileride yapılacak başvurularda önem taşır.

Muayenehane ve sağlık kuruluşlarıyla çalışma

Muayenehanesi olan hekimler hastalardan aldıkları ücret için serbest meslek makbuzu düzenler. Aynı hekim özel bir sağlık kuruluşunda serbest meslek erbabı olarak hizmet veriyorsa, kuruluştan aldığı paylar için de makbuz düzenler ve bu ödemelerde kuruluş stopaj yapar. Bir kuruluşta bordrolu çalışan hekimin ayrıca muayenehane işletmesi hâlinde ücret geliri ile serbest meslek kazancı birlikte beyan konusu olabilir. Bu tür karma durumlar yıllık beyanname döneminden önce ayrıca ele alınmalıdır.

Muayenehanede ödemelerin bir kısmı POS cihazıyla alınıyorsa, bankaya geçen tahsilatlar ile düzenlenen makbuzların gün bazında karşılaştırılması gerekir. Makbuz düzenlenmeden alınan kartlı ödemeler, banka kayıtları üzerinden daha rahat tespit edilebilen farklar oluşturur. Özel sağlık sigortası şirketleriyle anlaşmalı çalışan hekimlerde ise sigorta şirketinden gelen toplu ödemelerin hangi hastalara ait olduğu ödeme dökümüyle eşleştirilmelidir.

Büro giderleri, kira ve personel

• Büro kirası: Kiraya veren gerçek kişiyse kira ödemesinden stopaj yapılıp muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilmesi gerekir.
• Personel: Sekreter, asistan veya teknik personel için işe giriş bildirimi yapılır ve aylık bordro düzenlenir.
• Mesleki giderler: Meslek odası aidatı, mesleki yayınlar, yazılım lisansları ve mesleki sorumluluk sigortası gibi faaliyetle ilgili harcamalar belgelendirildiği ölçüde gider olarak değerlendirilebilir.
• Demirbaşlar: Tıbbi cihaz, çizim donanımı veya bilgisayar gibi kalemler amortisman yoluyla giderleştirilir.

Ortak büro kullanımı

İki veya daha fazla meslek mensubunun aynı büroyu paylaşması, ortak giderlerin nasıl paylaştırılacağı sorusunu doğurur. Giderlerin tek kişi adına belgelenip diğerlerine yazılı bir paylaşım düzeni olmadan yansıtılması, her birinin kendi gider kaydını zayıflatır. Ortaklık şeklinde çalışılıyorsa ortaklığın kendi vergi kaydı ve kâr paylaşım düzeni ayrıca kurulmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Müvekkil veya müşteri adına alınan masraf avanslarını gelir olarak kaydetmek.
• Büro kirasından yapılması gereken stopajı atlamak.
• Bordrolu çalışmadan doğan ücret ile muayenehane kazancını yıllık beyanda birlikte değerlendirmemek.
• Ortak büro giderlerini belgesiz biçimde paylaştırmak.

Örnek bir durum

Örneğin aynı büroyu paylaşan iki avukat düşünelim. Kira sözleşmesi ve faturalar yalnızca birinin adına düzenleniyor, diğeri payına düşen tutarı elden ödüyor. Ayrıca müvekkillerden alınan masraf avansları vekâlet ücretleriyle aynı hesapta izleniyor. Yazılı bir gider paylaşım protokolü hazırlanıp ortak giderler belgeyle paylaştırıldığında her iki avukatın gider kaydı dayanak kazanıyor. Masraf avansları ayrı bir emanet hesabında izlenmeye başlanınca vekâlet ücretinden doğan gelir de daha net görülüyor.

İlişkili hizmetler

Büro personelinin işlemleri bordro kapsamında yürütülür. Kira stopajı ve diğer kesintiler vergi beyanname süreçleri içinde bildirilir. Büro açılırken yapılacak kayıt işlemleri için işe başlama ve mükellefiyet sayfası incelenebilir.