Restoran ve Kafeler

Restoran ve kafelerde muhasebenin odak noktası

Restoran ve kafelerde muhasebenin odak noktası, günlük satışların eksiksiz kayda girmesi ve bu satışlarla mutfaktaki hammadde tüketiminin birbirini tutmasıdır. Satışlar ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) üzerinden belgelenir; gün sonunda alınan Z raporu o günün hasılatının ve KDV'sinin dayanağı olur. Mutfak tarafında ise satılan her ürün belirli bir reçeteye göre hammadde tüketir.

ÖKC, Z raporu ve tahsilat kanalları

Yeni nesil ÖKC'ler satış verisini elektronik olarak GİB'e iletir. Bu nedenle cihazdan geçen satışlar ile muhasebe kayıtları arasındaki tutarlılık idare tarafından da izlenebilir. Günlük Z raporlarının eksiksiz saklanması ve aylık toplamların KDV beyannamesiyle karşılaştırılması gerekir.

Tahsilat birden fazla kanaldan gelir. Nakit ve kredi kartı satışları ÖKC'ye bağlı POS üzerinden geçer. Yemek kartıyla yapılan ödemeler kart şirketinden, çevrim içi sipariş platformlarından gelen satışlar ise platformdan komisyon düşülerek tahsil edilir. Her kanalın komisyonu için ayrı fatura alınır ve gider olarak kaydedilir. Sipariş platformu üzerinden gelen siparişlerde hangi satış belgesinin düzenleneceği de baştan netleştirilmelidir.

Reçete, stok ve fire

Bir restoranda alınan et, sebze veya kahve çekirdeği doğrudan satılmaz; reçeteye göre işlenerek ürüne dönüşür. Yazılı reçeteler, alışlar ile satışlar arasındaki ilişkinin kurulmasını sağlar. Hazırlık sırasında oluşan fire, bozulan ürün ve personele verilen yemekler kayda alınmadığında alışlar satışlara göre yüksek görünür ve bu fark sorgulanabilir.

Ay sonunda depo ve mutfak sayımı yapmak, bir sonraki ayın stok başlangıcını gerçekçi kılar. Müşterilere yapılan ikramlar da belge düzeni içinde izlenmelidir.

Reçeteler yalnızca vergi açısından değil, fiyatlama açısından da işe yarar. Hammadde fiyatları değiştiğinde reçete maliyeti güncellenmezse menü fiyatlarının hangi ürünlerde maliyeti karşılamadığı geç fark edilir. Reçete maliyetlerinin dönem dönem gerçek alış fiyatlarıyla yenilenmesi, satılan ürünlerin maliyetinin muhasebe kayıtlarıyla da tutarlı kalmasını sağlar.

Personel ve SGK bildirimleri

Yeme içme işletmelerinde personel değişimi sık, kısmi süreli ve sezonluk çalışma yaygındır. İşe giriş bildiriminin çalışma başlamadan yapılması ve kısmi süreli çalışanların çalıştıkları sürenin doğru bildirilmesi gerekir. Bahşişlerin vergilendirilmesi ve bordroya yansıtılmasına ilişkin düzenlemeler son yıllarda değiştiğinden güncel uygulama ayrıca kontrol edilmelidir.

Açılış öncesi kayıt ve yatırım harcamaları

Yeni açılacak bir restoran veya kafede vergi kaydı, belediyeden alınan işyeri açma ve çalışma ruhsatı süreciyle birlikte yürür. ÖKC alındıktan sonra cihazın işletme adına kullanıma alınması ve POS bağlantısının kurulması, ilk satıştan önce tamamlanmalıdır. Açılış öncesinde yapılan harcamalar da doğru sınıflandırılmalıdır. Mutfak ekipmanı, mobilya ve havalandırma sistemi gibi kalemler doğrudan gider değil, amortismana tabi kıymet olarak kaydedilir. Kiralanan bir mekânda yapılan kalıcı tadilat ve dekorasyon harcamaları ise özel maliyet bedeli olarak izlenir ve amortisman yoluyla giderleştirilir. Bu harcamalara ait faturaların işletme adına düzenlenmesi, KDV'nin indirim konusu yapılabilmesi açısından da gereklidir. Açılış döneminde birikebilecek devreden KDV'nin hangi aylarda mahsup edileceği de nakit planlamasında dikkate alınmalıdır.

Sık yapılan hatalar

• Masada ödenen bazı hesaplar için ÖKC fişi düzenlememek.
• Sipariş platformundan gelen net ödemeyi satış hasılatı gibi kaydetmek.
• Fire ve personel yemeğini kayda almayıp alış ile satış arasındaki farkı açıklanamaz bırakmak.
• Kısmi süreli çalışanı tam süreli bildirmek ya da hiç bildirmemek.
• Z raporlarını düzenli saklamamak.

Uygulamadan örnek

Örneğin öğle saatlerinde yemek kartıyla, akşamları ise sipariş platformu üzerinden yoğun satış yapan bir kafe düşünelim. Aylık alış faturaları satışlara göre yüksek görünüyor. Reçeteler yazıya döküldüğünde ve günlük fire ile personel yemeği kayda alınmaya başlandığında farkın büyük kısmı açıklanıyor. Tahsilat tarafında yemek kartı ve platform ödemeleri ayrı alacak hesaplarında izlenip her ay komisyon faturalarıyla eşleştiriliyor. Banka girişleri ile Z raporu toplamları arasındaki fark böylece anlaşılır hâle geliyor.

İlişkili hizmetler

Personel girişleri ve kısmi süreli çalışma bildirimleri SGK işlemleri ve bordro süreçleriyle yürütülür. Günlük satış ve stok kayıtları muhasebe ve defter tutma kapsamında işlenir. Yeni açılacak bir işletmenin ilk adımları işe başlama ve mükellefiyet sayfasında anlatılır.